Les dossiers incomplets sur Hub3E
Introduction
Un dossier incomplet est un couple profil à 360 + formation d'un candidat sur Hub3E qui est marqué comme incomplet par la plateforme Hub3E.
La fonctionnalité de détection et de gestion des dossiers incomplets sur Hub3E permet d'afficher les couples profil à 360 + formation incomplets dans un tableau de gestion et de relancer le candidat en lui demandant par email de remplir des données dans son profil à 360.
Cet outil permet de relancer, par formation, les candidats qui n’ont pas fourni les documents obligatoires requis par leur formation.
La sélection des candidats leur enverra un mail par formation, précisant quel(s) document(s) obligatoire(s) manque(nt) sur leur profil Hub3E.
Principe de détection d'un dossier incomplet
Un dossier est marqué comme étant incomplet dans une formation :
- S'il manque des documents obligatoires spécifiés dans l'une des formations dans le profil à 360
- Si l'une des formations candidaté dans le profil à 360 est forcée au statut dossier incomplet
Les documents obligatoires peuvent être définis pour chaque formation d'un centre de formation, pour plus d'informations à ce sujet, consultez la section suivante de l'e-learning : Gestion des formations.
Forcer manuellement un profil à 360 au statut incomplet sur une formation
Un centre de formation peut indiquer manuellement qu'un dossier est incomplet sur une ou plusieurs formations candidatée par un candidat. Cela est utile lorsque le centre de formation a besoin de récupérer des informations supplémentaires non prises en charge de base par la gestion des profils incomplets.
Forcer manuellement un profil à 360 au statut incomplet sur une formation forcera son affichage dans le tableau de gestion des dossiers incomplets, même si tous ses documents obligatoires sont renseignés.
Pour forcer un profil à 360 au statut incomplet, affichez le profil à 360 de votre choix.
Puis dans l'onglet Formations, choisissez la formation de votre choix :
Puis cochez la case Forcer le profil au statut incomplet pour cette formation.
Important : la case Forcer le profil au statut incomplet pour cette formation n'apparaît pas si le dossier est déjà incomplet sur une formation. C'est à dire, s'il manque des documents obligatoires pour une formation.
Relancer manuellement un dossier incomplet depuis un profil à 360
Pour relancer un profil à 360 au statut incomplet, affichez le profil à 360 de votre choix.
Puis dans l'onglet Formations, choisissez la formation de votre choix :
Puis sur le formation de votre choix, cliquez sur le bouton Relancer le candidat.
Important : ce bouton comporte des conditions d'affichage particulières. Il est affiché indépendamment du statut dossier complet ou incomplet sur toute formation ayant le statut en attente ou validée.
Utilisation de la gestion des dossiers incomplets en tant qu'utilisateur-école
Accès à l'interface de gestion des dossiers incomplets
Connectez-vous à Hub3E Ecoles avec un compte recruteur ou administrateur-école.
Le tableau de recherche et de relance des dossiers incomplets s'affichera dans l'onglet courant :
Présentation de l'interface
L'interface de consultation des dossiers incomplets permet de relancer rapidement une grande quantité de dossiers incomplets.
Information : les dossiers incomplets peut être exporté au format Excel, XML et CSV en effectuant un clic droit dans le tableau et en choisissant l'option Exporter dans le menu contextuel.
Relancer un ou plusieurs profils incomplets depuis le tableau de gestion des dossiers incomplets
Commencez par accéder à l'interface de gestion des dossiers incomplets.
Puis sélectionnez les dossiers incomplets de votre choix dans le tableau de gestion :
Puis cliquez sur le bouton Relance multiple pour effectuer la relance :
Voir le profil à 360 d'un candidat dont le dossier est incomplet
Commencez par accéder à l'interface de gestion des dossiers incomplets.
Puis cliquez sur l'icône
à côté du dossier incomplet de votre choix pour ouvrir le profil à 360 du candidat dans un nouvel onglet.