Import de candidats

1. Présentation de l'import excel de candidats

La plateforme permet aux administrateurs école d'importer des candidats en utilisant un fichier excel modèle d'import candidat.

Les candidats importés arrivent dans le SAS d'admission de l'école dans laquelle ils ont étés importés et pourront être dédoublonnés dans le SAS Hub3E Ecoles.

 

2. Import de candidats depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import de candidats sur Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E Ecoles et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur Imports / Exports :

 

 

 

 

 

Puis cliquez sur Candidats dans la section Imports du menu déroulant :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 La fonction d'import candidat s'affichera dans une modale :

 

3. Structure du modèle d'import candidats

Le modèle d'import candidats est composé d'une entête sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cette entête est importante car il permet d'identifier les colonnes à remplir et ne dois pas être supprimée.

Les données des candidats à importer sont à remplir à partir de la ligne n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

 

Le modèle Excel d'import candidats comporte les champs suivants :

Nom du champ	Champ obligatoire	Colonne dans Excel	Description
Civilité	oui	A	La civilité du candidat à importer parmi les choix suivants : Monsieur Madame Exemple : Monsieur
Nom	oui	B	Le nom du candidat : Maximum 45 caractères Exemple : DURANT
Prénom	oui	C	Le prénom du candidat : Maximum 45 caractères Exemple : Albert
Date de naissance	oui	D	La date de naissance du candidat : Elle peut être un champ excel de type date Elle peut être un champ excel de type texte au format JJ/MM/AAAA JJ = Le jours de naissance sur deux chiffres MM = Le mois de naissance sur deux chiffres AAAA = L'année de naissance sur quatre chiffres   Exemple : 13/09/1995
Email	oui	E	L'adresse email du candidat : Maximum 255 caractères Dois être une adresse email valide Ne dois pas comporter de caractères accentués Ne dois pas comporter de majuscules Ne dois pas comporter d'espaces ou de symboles spéciaux (Exemple : €, $, §, ", °, ~, etc...) Exemple : email.valide@gmail.com
Téléphone	non	F	Le numéro de téléphone fixe du candidat : Aucun format imposé Maximum 30 caractères Exemple : 03.33.33.33.33
Portable	non	G	Le numéro de téléphone portable du candidat : Aucun format imposé Maximum 30 caractères Exemple : 06.66.66.66.66
Adresse	oui	H	L'adresse du candidat : Maximum 255 caractères Exemple : 11-13 Rue des aulnes
Complément d'adresse	non	I	Les informations complémentaires de l'adresse du candidat : Maximum 255 caractères Exemple : Bâtiment C, 1er étage
CP	oui	J	Le code postal du candidat : Maximum 7 caractères Exemple : 69760
Ville	oui	K	La ville du candidat : Maximum 163 caractères Exemple : Limonest
Pays	non	L	Le pays de résidence du candidat : Maximum 45 caractères Exemple : France
Nationalité	non	M	La nationalité du candidat : Maximum 45 caractères Exemple : Français
Lieu de naissance	non	N	Le lieu de naissance du candidat : Maximum 163 caractères Exemple : Lyon
INE	non	O	L'identifiant national étudiant du candidat : Maximum 11 caractères
Parcoursup	non	P	Indique si le candidat est sur Parcoursup parmi les choix suivants : oui non Exemple : oui Valeur par défaut, si non renseigné : non
Déjà trouvé une entreprise	non	Q	Indique si le candidat a trouvé une entreprise pour son alternance : oui non Exemple : oui Valeur par défaut, si non renseigné : non
ID Formation(s) Souhaitée(s)	non	R	Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de toutes les formations à ajouter au profil du candidat : L'identifiant technique de formation est un nombre permettant d'identifier la formation de façon unique sur Hub3E Chaque ID de formation doit être séparé par un saut de ligne dans une même cellule pour affecter plusieurs formations sur un même candidat Exemple :  Astuces : Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎] Vous pouvez obtenir la liste des ID de formations en effectuant un export de formations sur Hub3E
ID Formation(s) Prioritaire(s)	non	S	Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de toutes les formations définies comme prioritaires : L'identifiant technique de formation est un nombre permettant d'identifier la formation de façon unique sur Hub3E Chaque ID de formation doit être séparé par un saut de ligne dans une même cellule pour affecter plusieurs formations sur un même candidat Il est indispensable que les ID présents dans cette colonne soient aussi présents dans la colonne "ID Formation(s) Souhaitée(s) Exemple :    Astuces : Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎] Vous pouvez obtenir la liste des ID de formations en effectuant un export de formations sur Hub3E
Historique	non	T	Un message personnalisé à ajouter dans l'historique du profil du candidat : La cellule peut contenir plusieurs lignes Un commentaire manuel sera inséré dans l'historique du candidat lors de son import dans le SAS Hub3E Astuces : Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]

Information : les candidats sont dédoublonnées par couple nom + prénom + date de naissance. Si un fichier Excel comporte une ou plusieurs candidats en doublon avec un candidat dans Hub3E ou dans le fichier Excel importé, une erreur sera affichée pour indiquer les candidats en doublon.

4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier Excel

L'import de candidats sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

La phase de contrôle de la validité des données du fichier excel utilisé est la première étape de ce processus.

Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier Excel afin de déterminer s'il contient des erreurs.

 

 

 

 

 

 

 

 

Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier Excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Le bouton Continuer permet d'importer les données valides et d'exclure les lignes invalides.

Le bouton Abandonner fermera la fonction d'import de candidat.

Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.

 

5. Phase d'import des données du fichier excel

L'import de candidats sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

L'import des données du fichier excel est la deuxième étape de ce processus.

 

 

 

 

 

 

 

 

Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver vos candidats importés dans le SAS d'admission, avec la provenance "import-candidats-hub3e".