Export de documents et documents internes candidats

1. Présentation de l'export de documents pour un apprenant ou un prospect YParéo

L'export de documents candidats Hub3E pour un apprenant ou un prospect YParéo permet de copier les documents du candidat ainsi que les documents internes stockés sur le profil d'un candidat Hub3E vers YParéo.

En raison de la nature différente du paramétrage des serveurs Hub3E et YParéo, il est nécessaire de connaitre les conditions requises afin de savoir si un document stocké sur Hub3E peut être exporté sur YParéo.

Pour obtenir des informations sur le progiciel YParéo, cliquez ici.

 

2. Conditions requises pour pouvoir effectuer un export de documents pour un apprenant ou un prospect YParéo

Pour utiliser le module YParéo, veuillez contacter l'équipe commerciale d'Hub3E afin d'effectuer la procédure d'activation de cette fonctionnalité :

email	contact@linkpart.com
téléphone	+ 33 (0)4 78 35 86 21
courrier postal	Hub3E - Link Part 11 -13, rue des Aulnes 69760 - Limonest

 

Vous devez également vous assurer d'avoir activé dans votre instance YParéo soit :

• l'API REST,
• l'API SOAP avec le web-service WSImportGED.

 

Avant de pouvoir être exporté pour un apprenant ou un prospect, le profil d'un candidat sur Hub3E doit avoir été lié avec un apprenant ou un prospect sur YParéo et chaque document exporté doit remplir les conditions pré-requises pour être exportable.

Si ces conditions ne sont pas respectées, l'instance YParéo vers laquelle seront exportés les documents renverra une erreur.

Nom du champ dans l'API YParéo	Conditions requises pour l'export de documents candidats vers YParéo
document	Hub3E permet de stocker des documents d'une taille maximale de 10Mo par documents. Selon la configuration de l'instance YParéo utilisée, il est possible que la taille maximale des documents acceptés par l'instance distante soit inférieure à 10Mo dans de rares cas. Si c'est le cas, seul l'export des documents admissible par l'instance YParéo réussira.
nom_document	Depuis la version 3.7.0 et sur les versions supérieures d'YParéo, tous les noms de fichiers exportés dans YParéo doivent comporter une extension de nom de fichier.

 

3. Inventaire des données de documents exportés pour un apprenant ou un prospect YParéo

L'export de documents pour un apprenant ou un prospect YParéo exporte les champs suivants :

Nom du champ dans l'API YParéo	Champ obligatoire pour la procédure d'export entre Hub3E et l'API YParéo	Description
document	oui	Le contenu binaire du fichier stocké sur Hub3E et exporté sur Yparéo : Taille maximale sur Hub3E : 10Mo Taille maximale sur YParéo : dépendante de la configuration du serveur sur lequel est hébergée l'instance YParéo.
nom_document	oui	Le nom du fichier stocké sur Hub3E et exporté sur Yparéo : Les caractères spéciaux non-ASCII ne sont pas supportés (caractères accentués, symboles spéciaux, Unicode, etc.) Optionnel : pour garantir une compatibilité maximale, il est recommandé de nommer les fichiers stockés dans Hub3E en respectant cette contrainte. Si le nom de fichier contient des caractères non supportés, Hub3E essayera de convertir automatiquement les caractères non supportés dans leur équivalent supporté ou de retirer les caractères qui ne peuvent avoir d'équivalents. Exemple de conversion automatique du nom de fichier :  Nom d'origine : bulletin-3ème-trimestre.pdf Nom exporté sur YParéo : bulletin-3eme-trimestre.pdf
code_repertoire	oui	Le code technique du répertoire dans lequel sera stocké le document exporté vers YParéo : Ce champ sera demandé par l'interface Hub3E lors de l'export des documents sur YParéo. Le répertoire pourra être choisi parmi la liste des répertoires disponibles sur l'instance YParéo de l'école qui effectue l'export des documents du candidat.
code_apprenant ou code_prospect	oui	Le code technique de l'apprenant ou du prospect pour lequel seront exportés les documents vers YParéo : Ce champ sera automatiquement rempli par Hub3E, car il est enregistré au moment de la liaison du profil candidat à YParéo.

 

4. Procédure d'export de documents pour un apprenant ou un prospect YParéo

Connectez-vous sur Hub3E Ecoles avec un compte recruteur ou administrateur-école de l'école dans laquelle se trouve le profil du candidat que vous souhaitez exporter sur YParéo.

À l’aide du menu de navigation latéral, recherchez le profil du candidat qui contient les documents candidats ou les documents internes que vous souhaitez exporter sur YParéo, pour ce faire :

Sélectionnez Voir Candidats dans la liste des ressources du menu de navigation latéral. Recherchez et cliquez sur le profil du candidat à qui contient les documents candidats ou les documents internes que vous souhaitez exporter sur YParéo.

Puis, sur la page du profil candidat à exporter, cliquez sur le bouton Exporter documents vers YParéo.

Une modale permettant de choisir le type de documents qui à exporter s'affichera à l'écran :

Documents du candidat : ce sont les documents présents dans l'onglet Documents du profil candidat . Document interne : ce sont les documents dans l'onglet Docs internes. Photo de profil : c'est la photo de profil du candidat. Nom du fichier à utiliser :  Intitulé du document : utilise l'intitulé du document sur Hub3E comme nom de fichier à exporter Nom du fichier original : utilise le nom du fichier original comme nom de fichier à exporter.

Sélectionnez le type des documents qui seront exportés sur l'apprenant ou le prospect YParéo lié au profil candidat et cliquez sur Choisir.

Une modale de sélection du répertoire de destination s'affichera :

La mention Arborescence de la sélection indique l'emplacement vers lequel seront exportés les documents. Sélectionnez le dossier vers lequel vous voulez exporter les documents et cliquez sur Exporter.

Astuce : si un répertoire de votre instance YParéo contient des répertoires imbriqués, ce répertoire apparaîtra en bleu. Vous pouvez consulter et choisir des répertoires imbriqués parmi les répertoires de l'instance YParéo en cliquant sur ceux-ci lorsqu'ils apparaissent en bleu (exemple : le répertoire Apprenant de l'image ci-dessus contient des répertoires imbriqués).

Un message récapitulatif de l'export s'affichera une fois l'export des documents terminé :

Si l'export de certains documents a échoué, un message d'erreur indiquera si des documents n'ont pas pu être exportés, exemple :

Pour consulter les contraintes et les règles de remplissage des champs permettant d'assurer la compatibilité d'un profil candidat entre Hub3E et YParéo, référez-vous aux sections :

• Conditions requises pour pouvoir effectuer un export de documents pour un apprenant ou un prospect YParéo
• Inventaire des données de documents exportés pour un apprenant ou un prospect YParéo

 

5. Dépannage

Problème rencontré

Solution

Le bouton d'export de documents vers YParéo ne s'affiche pas.

1. Assurez-vous que le profil du candidat est lié à un apprenant ou à un prospect YParéo, consultez les conditions requises ainsi que l'e-learning de liaison d'un profil candidat Hub3E avec un apprenant ou un prospect YParéo pour plus d'informations.   2. Contactez l'équipe commerciale d'Hub3E afin d'effectuer la procédure d'activation de cette fonctionnalité :   Par email : contact@linkpart.com Par téléphone : + 33 (0)4 78 35 86 21 Par courrier postal : Hub3E - Link Part 11 -13, rue des Aulnes 69760 - Limonest