Export de documents dynamiques candidat
1. Présentation de l'export d'un document dynamique pour un apprenant ou un prospect YParéo
Sur Hub3E, un document dynamique est la combinaison d'un formulaire PDF et des données de remplissage de ce formulaire.
L'export d'un document dynamique candidat Hub3E pour un apprenant ou un prospect YParéo permet de générer un formulaire PDF pré-rempli à partir des données de remplissage du document dynamique candidat et de son formulaire PDF stocké sur le profil d'un candidat dans Hub3E. Le document PDF généré est ensuite envoyé dans un répertoire YParéo choisi au moment de l'export, l'export de documents dynamiques doit être réalisé individuellement.
En raison de la nature différente du paramétrage des serveurs Hub3E et YParéo, il est nécessaire de connaitre les conditions requises afin de savoir si un document stocké sur Hub3E peut être exporté sur YParéo.
Pour obtenir des informations sur le progiciel YParéo, cliquez ici.
2. Conditions requises pour exporter un document dynamique pour un apprenant ou un prospect YParéo
Pour utiliser le module YParéo, veuillez contacter l'équipe commerciale d'Hub3E afin d'effectuer la procédure d'activation de cette fonctionnalité :
| contact@linkpart.com | |
| téléphone | + 33 (0)4 78 35 86 21 |
| courrier postal |
Hub3E - Link Part 11 -13, rue des Aulnes |
Vous devez également vous assurer d'avoir activé dans votre instance YParéo soit :
- l'API REST,
- l'API SOAP avec le web-service WSImportGED.
Avant de pouvoir être exporté pour un apprenant ou un prospect, le profil d'un candidat sur Hub3E doit avoir été lié avec un apprenant ou un prospect sur YParéo et le document dynamique exporté doit remplir les conditions pré-requises pour être exportable.
Si ces conditions ne sont pas respectées, l'instance YParéo vers laquelle seront exportés les documents renverra une erreur. :
| Nom du champ dans l'API YParéo | Conditions requise pour l'export de documents candidats vers YParéo |
| document |
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3. Inventaire des données du document dynamique exportées pour un apprenant ou un prospect YParéo
L'export d'un document dynamique pour un apprenant ou un prospect YParéo exporte les champs suivants :
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Nom du champ dans l'API YParéo |
Champ obligatoire pour la procédure d'export entre Hub3E et l'API YParéo | Description |
| document | oui |
Le contenu binaire du fichier de formulaire PDF stocké sur Hub3E et exporté sur Yparéo :
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| nom_document | oui |
Le nom du fichier de formulaire PDF qui a servi à créer le document dynamique :
Exemple de conversion automatique du nom de fichier : Nom d'origine : formulaire-3ème-trimestre.pdf Nom exporté sur YParéo : formulaire-3eme-trimestre.pdf |
| code_repertoire | oui |
Le code technique du répertoire dans lequel sera stocké le document exporté vers YParéo :
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code_apprenant ou code_prospect |
oui |
Le code technique de l'apprenant ou du prospect pour lequel seront exportés les documents vers YParéo :
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4. Procédure d'export d'un document dynamique pour un apprenant ou un prospect YParéo
Connectez-vous sur Hub3E Ecoles avec un compte recruteur ou administrateur-école de l'école dans laquelle se trouve le profil du candidat que vous souhaitez exporter sur YParéo.
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Puis, sur la page du profil candidat à exporter, allez sur l'onglet Docs internes, ouvrez le document dynamique dans le lecteur PDF embarqué puis cliquez sur le bouton Exporter dans YParéo.
Une modale de sélection du répertoire de destination s'affichera :
La mention Arborescence de la sélection indique l'emplacement vers lequel seront exportés les documents. Sélectionnez le dossier vers lequel les documents seront exportés et cliquez sur Exporter.
Astuce : si un répertoire de votre instance YParéo contient des répertoires imbriqués, ce répertoire apparaîtra en bleu. Vous pouvez consulter et choisir des répertoires imbriqués parmi les répertoires de l'instance YParéo en cliquant sur ceux-ci lorsqu'ils apparaissent en bleu (exemple : le répertoire Apprenant de l'image ci-dessus contient des répertoires imbriqués).
Un message confirmant le succès de l'export s'affichera une fois l'export du document dynamique terminé :
Pour consulter les contraintes et les règles d'export concernant l'export de document dynamique candidat entre Hub3E et YParéo, référez-vous aux sections :
- Conditions requises pour pouvoir effectuer un export de candidats dans le SAS YParéo
- Inventaire des données de candidats exportées dans le SAS YParéo
5. Dépannage
| Problème rencontré | Solution |
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Le bouton d'export du document dynamique vers YParéo ne s'affiche pas dans le lecteur PDF embarqué.
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1. Assurez-vous que le profil du candidat est lié à un apprenant ou à un prospect YParéo, consultez les conditions requises ainsi que l'e-learning de liaison d'un profil candidat Hub3E avec un apprenant ou un prospect YParéo pour plus d'informations.
2. Si le profil du candidat qui contient le document dynamique n'est pas lié à un apprenant ou un prospect YParéo, contactez l'équipe commerciale d'Hub3E afin d'effectuer la procédure d'activation de cette fonctionnalité :
Par email : contact@linkpart.com Par téléphone : + 33 (0)4 78 35 86 21 Par courrier postal : Hub3E - Link Part |