Import de formations
1. Présentation de l'import excel de formations
La plateforme HubE3 permet aux administrateurs d'une école d'importer un lot de formations en utilisant un fichier excel modèle d'import de formations.
Les formations importés seront visible dans l'école qui les a importée. Pour cela, utilisez le menu de navigation supérieur et cliquez sur la rubrique Votre école puis dans la page qui s'affiche cliquez sur l'onglet Formations.
Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs ayant le rôle Administrateur école.
2. Import de formations depuis l'interface Hub3E Ecoles
Pour utiliser l'import de formations Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur Imports / Exports :
Puis cliquez sur Formations dans le section Imports du menu déroulant :
La fonction d'import de formations s'affichera dans une modale :
3. Structure du modèle d'import de Formations
Le modèle d'import de formations est composé d'un entête sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cet entête est important car il permet d'identifier les colonnes à remplir et ne doit pas être supprimé.
Les données des formations à importer sont à remplir à partir de la ligne n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.
Le modèle excel d'import de formations comporte les champs suivants :
| Nom du champ | Champ obligatoire | Colonne dans Excel | Description |
| Intitulé formation | oui | A |
L'intitulé de la formation :
Exemple : BTS soudeur industriel |
| Descriptif | non | B |
Le descriptif de la formation :
Astuces :
|
| Nb de places max | non | C |
Le nombre de places disponibles sur la formation :
Exemple : 20 |
| ID Domaine | oui | D |
Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de tous les domaines à ajouter à la formation :
Exemple : Astuces :
|
| CV obligatoire | non | E |
Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type CV à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.
La colonne peut contenir les valeurs suivantes :
Exemple : oui
Une colonne vide correspondra à la valeur non par défaut. |
| Lettre de motivation obligatoire | non | F |
Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type lettre de motivation à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.
La colonne peut contenir les valeurs suivantes :
Exemple : oui
Une colonne vide correspondra à la valeur non par défaut. |
| Diplôme obligatoire | non | G |
Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type diplôme/justificatif d'obtention à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.
La colonne peut contenir les valeurs suivantes :
Exemple : oui
Une colonne vide correspondra à la valeur non par défaut. |
| Bulletin de notes obligatoire | non | H |
Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type bulletin de notes à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.
La colonne peut contenir les valeurs suivantes :
Exemple : oui
Une colonne vide correspondra à la valeur non par défaut. |
| Lien de la vidéo de présentation | non | I |
Permet de stocker un lien vers une vidéo de présentation pour la formation :
|
| Lien de la fiche de présentation | non | J |
Permet de stocker un lien vers un document ou une page internet de présentation d'une formation :
|
| Code RNCP | non | K |
Permet de stocker le code RNCP officiel de la formation qui sera utilisé pour préremplir les Cerfa :
|
| Code diplôme | non | L |
Permet de stocker le code diplôme officiel de la formation qui sera utilisé pour préremplir les Cerfa :
|
| ID Responsable de formation | non | M |
Permet d'associer un utilisateur école responsable de la formation en indiquant son ID dans la colonne :
Astuce :
|
| Année d'entrée | non | N |
Permet d'ajouter une ou plusieurs années d'entrées à une formation au moment de l'import :
Exemple :
Astuces :
|
| ID Site | non | O |
Permet d'ajouter un ou plusieurs sites à une formation au moment de son import :
Exemple :
Astuce :
|
Information : les formations sont dédoublonnées par leur intitulé. Si un fichier Excel comporte une ou plusieurs formations en doublon par leur intitulé avec une formation dans Hub3E ou dans le fichier Excel importé, une erreur sera affichée pour indiquer les formations qui sont en doublon.
4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier excel
L'import de formations sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.
La phase de contrôle de la validité des données du fichier excel utilisé est la première étape de ce processus.
Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier excel afin de déterminer s'il contient des erreurs.
Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :
Le bouton Continuer permet d'importer les enregistrements valides et d'exclure les enregistrements invalides.
Le bouton Abandonner fermera la fonction d'import de formations.
Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.
5. Phase d'import des données du fichier excel
L'import de formations sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.
L'import des données du fichier excel est la deuxième étape de ce processus.
Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver les formations importés dans Hub3E.