Utilisation Evénements
Liste des événements
1 - Bouton "ajouter un événement", mène vers la page de création d'un événement.
2 - Bouton permettant de déplier la liste des étapes
3 - Bouton "voir un événement", amène l'utilisateur sur la liste des étapes
4 - Bouton "supprimer l'événement"
5 - Bouton "voir une étape" si l’œil est bleu les convocations ne sont pas clôturées, si l’œil est vert les convocations sont déjà terminées
Création d'un événement
1 - Champs événements
La sélection d'un type d'événement n'est pas obligatoire. A la sélection d'un type, toutes les étapes précédemment créées sont supprimées et les étapes du type événement sont ajoutées.
L'utilisateur à la possibilité de surcharger toutes les informations des étapes. Cela ne modifiera pas les étapes du type d'événement mais seulement celles de l'événement.
2 - Bouton d'ajout d'étape
Il n'y a aucune limite de nombre d'étape.
3 - Bouton dupliquer les dates
Ce bouton permet de dupliquer la date de la première étape sur toutes les autres étapes.
4 - Champs d'une étape
5 - Bouton suppression de l'étape
6 - Bouton de création d'événement
Liste des étapes
1 - Liste des étapes de l'événement
2 - Bouton permettant d'accéder à la liste des inscrits sur l'ensemble des étapes
3 - Bouton pour consulter la page de détail d'une étape
1) Phase d'inscription
1 - Bouton pour retourner sur la vue "liste des étapes"
2 - Nombre de candidats inscrits pour cette étape
3 - Nombre de places maximum pour cette étape
4 - Inscrire en masse des candidats par import excel en renseignant leur ID profil 360 (numéro technique d'un profil candidat)
5 - Enregistrer les convocations
6 - Filtre par campagne (possibilité de sélectionner une ou plusieurs campagnes)
7 - Informations sur les profils candidat
8 - Statut de l'apprenant (Non inscrit / Inscrit / Désinscrit)
9 - Lien vers le profil candidat
10 - Coche pour inscrire l'apprenant
Si la ligne est bleue, c'est que l'apprenant est déjà inscrit. En décochant cette ligne, vous pouvez le désinscrire. Toutes ces actions sont enregistrées dans l'historique de son profil.
Vous ne pouvez pas inviter plus d'apprenants que le nombre de place maximum. Pour en ajouter, il faudra modifier l'étape en augmentant la limite.
Mail reçus par le candidat :
Le mail liste l'ensemble des étapes pour lequel le candidat est inscrit pour un événement.
Il peut en cliquant sur les boutons indiquer si il participe ou non. Sa réponse est également historisée sur son profil à 360.
NB : le modèle du mail est personnalisable par l'Administrateur école, comme tous les mails d'Hub3E Ecole.
Liste des inscrits pour un événement :
1 - Nom de l'étape et informations candidat
2 - Réponse du candidat à la convocation
3 - Bouton de relance. Permet de renvoyer un email la convocation à un candidat
2) Phase de convocation
1 - Lancer les convocations envoie un mail aux candidats inscrits. Un seul mail convoque à une ou plusieurs étapes d’un événement.
L’envoi du mail s’effectue uniquement sur les nouveaux inscrits. Seuls les candidats n’ayant jamais reçu d’email de convocation sont alertés par message à chaque clic
2 - Clôturer les convocations » apparaît une fois ces dernières déjà envoyées. Il permet de clore l’envoi des convocations et passer au statut suivant : Faire l’appel
3) Phase d'appel
1 - Bouton de sauvegarde de l'appel (possibilité de modifier les informations ultérieurement)
2 - Indicateur de présence / absence
3 - Commentaire sur le candidat (double clique sur cette zone pour pouvoir éditer le commentaire)
4) Phase de clôture de l'événement
1 - Clôturer la phase d'appel verrouille les feuilles de présence par étapes et passe l’événement au statut : Terminé
NB : Un événement Terminé reste consultable sans aucune modification possible et peut également être supprimé
Schéma du processus de gestion d'un événement
