# Import de formations

#### 1. Présentation de l'import excel de formations

La plateforme HubE3 permet aux **administrateurs d'une école** d'importer un lot de formations en utilisant [un fichier excel modèle d'import de formations.](https://ecoles-v2.hub3e.com/assets/model_import_formations.xlsx)

Les formations importés seront visible dans l'école qui les a importée. Pour cela, utilisez le menu de navigation supérieur et cliquez sur la rubrique **Votre école** puis dans la page qui s'affiche cliquez sur l'onglet **Formations.**

<p class="callout info">Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs ayant le rôle **Administrateur école**.</p>

#### 2. Import de formations depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import de formations Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur **Imports / Exports :**

[![image-1586524575888.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/29I2KJuGVWk0ISOk-image-1586524575888.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/29I2KJuGVWk0ISOk-image-1586524575888.png)

Puis cliquez sur **Formations** dans le section **Imports** du menu déroulant :

[![image-1586934172134.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/diGgIl9xvetdo9E6-image-1586934172134.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/diGgIl9xvetdo9E6-image-1586934172134.png)

 La fonction d'import de formations s'affichera dans une modale :

[![image-1586934225559.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/M5dSauri5imB19BE-image-1586934225559.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/M5dSauri5imB19BE-image-1586934225559.png)

####  

#### 3. Structure du modèle d'import de Formations

**Le modèle d'import de formations est composé d'un entête** sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cet entête est important car il permet d'identifier les colonnes à remplir et **ne doit pas être supprimé**.

Les **données des formations** à importer sont à remplir **à partir de la ligne n°2** dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

Le modèle excel d'import de formations comporte les champs suivants :

<table border="1" class="tableau-champs align-center" id="bkmrk-nom-du-champ-descrip" style="height: 137px; width: 110.247%; border-collapse: collapse;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 29px; vertical-align: middle;">Nom du champ </td><td style="width: 11.8827%; height: 29px; vertical-align: middle;">Champ obligatoire</td><td style="width: 18.9506%; height: 29px; vertical-align: middle;">Colonne dans Excel</td><td style="width: 56.0494%; height: 29px; vertical-align: middle;">Description</td></tr><tr style="height: 81px;"><td style="width: 13.1173%; height: 37px; vertical-align: middle;">Intitulé formation</td><td style="width: 11.8827%; height: 37px; background-color: #78fa9b; vertical-align: middle;">oui</td><td style="width: 18.9506%; height: 37px; vertical-align: middle;">A</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 37px; vertical-align: middle;">L'intitulé de la formation :

- Maximum 255 caractères

Exemple : BTS soudeur industriel

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 13px; vertical-align: middle;">Descriptif</td><td style="width: 11.8827%; height: 13px; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non </td><td style="width: 18.9506%; height: 13px; vertical-align: middle;">B</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 13px; vertical-align: middle;">Le descriptif de la formation :

- Maximum 2000 caractères
- La cellule peut contenir plusieurs lignes

Astuces :

- Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. **\[ALT + ⏎\]**
- 

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 29px; vertical-align: middle;">Nb de places max</td><td style="width: 11.8827%; height: 29px; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; height: 29px; vertical-align: middle;">C</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 29px; vertical-align: middle;">Le nombre de places disponibles sur la formation :

- Minimum 0

Exemple : 20

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 29px; vertical-align: middle;">ID Domaine</td><td style="width: 11.8827%; height: 29px; background-color: #78fa9b; vertical-align: middle;">oui</td><td style="width: 18.9506%; height: 29px; vertical-align: middle;">D</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 29px; vertical-align: middle;">Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de tous les domaines à ajouter à la formation :

- Doit comporter 1 domaine au minimum
- L'identifiant technique du domaine de formation est un nombre permettant d'identifier le domaine de façon unique sur Hub3E
- Chaque ID de domaine doit être séparé par un saut de ligne dans une même cellule pour une même formation

Exemple :

 [![image-1586935192562.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/YwvJOIwnqbUBF6Xg-image-1586935192562.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/YwvJOIwnqbUBF6Xg-image-1586935192562.png)

[ ![image-1586512426608.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/cUIDtVkWMHdlqGcr-image-1586512426608.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/cUIDtVkWMHdlqGcr-image-1586512426608.png)

Astuces :

- Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. **\[ALT + ⏎\]**
- Vous pouvez obtenir la liste des ID de domaines en effectuant un export de la liste des domaines sur Hub3E

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">CV obligatoire</td><td style="width: 11.8827%; height: 29px; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; height: 29px; vertical-align: middle;">E</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type CV à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

- oui
- non

Exemple : oui

Une colonne vide correspondra à la valeur **non** par défaut.

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">Lettre de motivation obligatoire</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle;">F</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type lettre de motivation à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

- oui
- non

Exemple : oui

Une colonne vide correspondra à la valeur **non** par défaut.

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">Diplôme obligatoire</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle;">G</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type diplôme/justificatif d'obtention à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

- oui
- non

Exemple : oui

Une colonne vide correspondra à la valeur **non** par défaut.

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">Bulletin de notes obligatoire</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle;">H</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type bulletin de notes à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

- oui
- non

Exemple : oui

Une colonne vide correspondra à la valeur **non** par défaut.

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">Lien de la vidéo de présentation</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle;">I</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Permet de stocker un lien vers une vidéo de présentation pour la formation :

- Maximum 2083 caractères

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">Lien de la fiche de présentation</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle;">J</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Permet de stocker un lien vers un document ou une page internet de présentation d'une formation :

- Maximum 2083 caractères

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">Code RNCP</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle;">K</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Permet de stocker le code RNCP officiel de la formation qui sera utilisé pour préremplir les Cerfa :

- 8 caractères

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">Code diplôme</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle;">L</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Permet de stocker le code diplôme officiel de la formation qui sera utilisé pour préremplir les Cerfa :

- Maximum 8 caractères

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">ID Responsable de formation</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle;">M</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Permet d'associer un utilisateur école responsable de la formation en indiquant son ID dans la colonne :

- L'identifiant technique d'un utilisateur école est un nombre permettant d'identifier un utilisateur école de façon unique sur Hub3E
- La colonne doit être entièrement vide ou doit contenir l'ID d'un utilisateur école valide.

Astuce :

- Pour obtenir l'ID d'un utilisateur école, effectuez un export des utilisateurs écoles de votre centre de formation en affichant la colonne Id.

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">Année d'entrée</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle;">N</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Permet d'ajouter une ou plusieurs années d'entrées à une formation au moment de l'import :

- Doit être entièrement vide ou doit contenir le nom de chaque année d'entrée à ajouter ou doit être vide.
- Chaque année d'entrée doit être séparée par un saut de ligne dans la même cellule pour une même formation.

Exemple :

[![image-1607517725831.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-12/scaled-1680-/Hp7b274GtoTx4oVs-image-1607517725831.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-12/Hp7b274GtoTx4oVs-image-1607517725831.png)

[![image-1607517747910.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-12/scaled-1680-/GL7SkZv9zSak9rwn-image-1607517747910.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-12/GL7SkZv9zSak9rwn-image-1607517747910.png)

 Astuces :

- Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule Excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. **\[ALT + ⏎\]**

</td></tr><tr><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle;">ID Site</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle;">O</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle;">Permet d'ajouter un ou plusieurs sites à une formation au moment de son import :

- Doit être entièrement vide ou doit contenir l'identifiant technique d'un site de votre centre de formation.
- Chaque ID de site doit être séparé par un saut de ligne dans la même cellule pour une même formation
- L'identifiant technique d'un site de formation est un nombre permettant d'identifier le site de façon unique sur Hub3E

Exemple :

[![image-1607518005554.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-12/scaled-1680-/aLPzPlurgD9iprMR-image-1607518005554.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-12/aLPzPlurgD9iprMR-image-1607518005554.png)

[![image-1607518010823.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-12/scaled-1680-/a6iKt4uEGbv8eOBd-image-1607518010823.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-12/a6iKt4uEGbv8eOBd-image-1607518010823.png)

 Astuce :

- Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. **\[ALT + ⏎\]**
- Vous pouvez obtenir la liste des ID de sites en effectuant sur Hub3E un export des sites en incluant la colonne Id

</td></tr></tbody></table>

<p class="callout info">Information : les formations sont dédoublonnées par leur intitulé. Si un fichier Excel comporte une ou plusieurs formations en doublon par leur intitulé avec une formation dans Hub3E ou dans le fichier Excel importé, une erreur sera affichée pour indiquer les formations qui sont en doublon.</p>

#### 4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier excel

L'import de formations sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

La **phase de contrôle de la validité des données** du fichier excel utilisé est la **première étape** de ce processus.

Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier excel afin de déterminer s'il contient des erreurs.

[![image-1586937831811.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/DtxGxjX6e9ilGUmM-image-1586937831811.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/DtxGxjX6e9ilGUmM-image-1586937831811.png)

Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :

[![image-1586937948567.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/3Uk8sLKHWJbQOSYo-image-1586937948567.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/3Uk8sLKHWJbQOSYo-image-1586937948567.png)

Le bouton **Continuer** permet d'importer les enregistrements valides et d'exclure les enregistrements invalides.

Le bouton **Abandonner** fermera la fonction d'import de formations.

**Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.**

#### 5. Phase d'import des données du fichier excel

L'import de formations sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

L'**import des données** du fichier excel est la **deuxième étape** de ce processus.

[![image-1586937881925.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/75KVDg4tN5ULnuB9-image-1586937881925.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/75KVDg4tN5ULnuB9-image-1586937881925.png)

Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver les formations importés dans Hub3E.