# Import de candidats

#### 1. Présentation de l'import excel de candidats

La plateforme permet aux **administrateurs école** d'importer des candidats en utilisant [un fichier excel modèle d'import candidat.](https://ecoles-v2.hub3e.com/assets/model_import_candidats.xlsx)

Les candidats importés arrivent dans le SAS d'admission de l'école dans laquelle ils ont étés importés et pourront être dédoublonnés dans le SAS Hub3E Ecoles.

#### 2. Import de candidats depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import de candidats sur Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E Ecoles et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur **Imports / Exports :**

[![image-1586515969377.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/AJXHOAvibqJ82738-image-1586515969377.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/AJXHOAvibqJ82738-image-1586515969377.png)

Puis cliquez sur **Candidats** dans la section **Imports** du menu déroulant :

[![image-1586516359082.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/yqWH7aFZ58liPJqM-image-1586516359082.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/yqWH7aFZ58liPJqM-image-1586516359082.png)

 La fonction d'import candidat s'affichera dans une modale :

[![image-1586516464929.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/8fQxdjaxdOqRp8Yq-image-1586516464929.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/8fQxdjaxdOqRp8Yq-image-1586516464929.png)

####  

#### 3. Structure du modèle d'import candidats

**Le modèle d'import candidats est composé d'une entête** sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cette entête est importante car il permet d'identifier les colonnes à remplir et **ne dois pas être supprimée**.

Les **données des candidats** à importer sont à remplir **à partir de la ligne n°2** dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

Le modèle Excel d'import candidats comporte les champs suivants :

<table border="1" class="tableau-champs align-center" id="bkmrk-nom-du-champ-descrip" style="height: 966px; width: 110.247%; border-collapse: collapse;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 29px; vertical-align: middle;">Nom du champ </td><td style="width: 11.8827%; height: 29px; vertical-align: middle;">Champ obligatoire</td><td style="width: 18.9506%; height: 29px; vertical-align: middle;">Colonne dans Excel</td><td style="width: 56.0494%; height: 29px; vertical-align: middle;">Description</td></tr><tr style="height: 81px;"><td style="width: 13.1173%; height: 81px; vertical-align: middle;">Civilité</td><td style="width: 11.8827%; height: 81px; background-color: #78fa9b; vertical-align: middle;">oui</td><td style="width: 18.9506%; height: 81px; vertical-align: middle;">A</td><td style="width: 56.0494%; height: 81px; vertical-align: middle;">La civilité du candidat à importer parmi les choix suivants :

- Monsieur
- Madame

Exemple : Monsieur

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 13px; vertical-align: middle;">Nom</td><td style="width: 11.8827%; height: 13px; background-color: #78fa9b; vertical-align: middle;">oui</td><td style="width: 18.9506%; height: 13px; vertical-align: middle;">B</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 13px; vertical-align: middle;">Le nom du candidat :

- Maximum 45 caractères

Exemple : DURANT

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 20px; vertical-align: middle;">Prénom</td><td style="width: 11.8827%; height: 20px; background-color: #78fa9b; vertical-align: middle;">oui</td><td style="width: 18.9506%; height: 20px; vertical-align: middle;">C</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 20px; vertical-align: middle;">Le prénom du candidat :

- Maximum 45 caractères

Exemple : Albert

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 29px; vertical-align: middle;">Date de naissance</td><td style="width: 11.8827%; height: 29px; background-color: #78fa9b; vertical-align: middle;">oui</td><td style="width: 18.9506%; height: 29px; vertical-align: middle;">D</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 29px; vertical-align: middle;">La date de naissance du candidat :

- Elle peut être un champ excel de type date
- Elle peut être un champ excel de type texte au format JJ/MM/AAAA

JJ = Le jours de naissance sur deux chiffres

MM = Le mois de naissance sur deux chiffres

AAAA = L'année de naissance sur quatre chiffres

Exemple : 13/09/1995

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 29px; vertical-align: middle;">Email</td><td style="width: 11.8827%; height: 29px; background-color: #78fa9b; vertical-align: middle;">oui</td><td style="width: 18.9506%; height: 29px; vertical-align: middle;">E</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 29px; vertical-align: middle;">L'adresse email du candidat :

- Maximum 255 caractères
- [Dois être une adresse email valide](https://www.definitions-marketing.com/definition/controle-syntaxique-adresse-email)
    - Ne dois pas comporter de caractères accentués
    - Ne dois pas comporter de majuscules
    - Ne dois pas comporter d'espaces ou de symboles spéciaux (Exemple : €, $, §, ", °, ~, etc...)

Exemple : email.valide@gmail.com

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 10px; vertical-align: middle;">Téléphone</td><td style="width: 11.8827%; height: 10px; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non </td><td style="width: 18.9506%; height: 10px; vertical-align: middle;">F</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 10px; vertical-align: middle;">Le numéro de téléphone fixe du candidat :

- Aucun format imposé
- Maximum 30 caractères

Exemple : 03.33.33.33.33

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 22px; vertical-align: middle;">Portable</td><td style="width: 11.8827%; height: 22px; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non </td><td style="width: 18.9506%; height: 22px; vertical-align: middle;">G</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 22px; vertical-align: middle;">Le numéro de téléphone portable du candidat :

- Aucun format imposé
- Maximum 30 caractères

Exemple : 06.66.66.66.66

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 29px; vertical-align: middle;">Adresse</td><td style="width: 11.8827%; height: 29px; background-color: #78fa9b; vertical-align: middle;">oui</td><td style="width: 18.9506%; height: 29px; vertical-align: middle;">H</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 29px; vertical-align: middle;">L'adresse du candidat :

- Maximum 255 caractères

Exemple : 11-13 Rue des aulnes

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 13.1173%; height: 29px; vertical-align: middle;">Complément d'adresse</td><td style="width: 11.8827%; height: 29px; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle;">non </td><td style="width: 18.9506%; height: 29px; vertical-align: middle;">I</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 29px; vertical-align: middle;">Les informations complémentaires de l'adresse du candidat :

- Maximum 255 caractères

Exemple : Bâtiment C, 1er étage

</td></tr><tr style="height: 96px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 96px;">CP</td><td style="width: 11.8827%; height: 96px; background-color: #78fa9b; vertical-align: middle;">oui</td><td style="width: 18.9506%; height: 96px; vertical-align: middle;">J</td><td class="align-left" style="width: 56.0494%; height: 96px; vertical-align: middle;">Le code postal du candidat :

- Maximum 7 caractères

Exemple : 69760

</td></tr><tr style="height: 35px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 35px;">Ville</td><td style="width: 11.8827%; height: 35px; background-color: #78fa9b; vertical-align: middle;">oui</td><td style="width: 18.9506%; height: 35px; vertical-align: middle;">K</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle; height: 35px;">La ville du candidat :

- Maximum 163 caractères

Exemple : Limonest

</td></tr><tr style="height: 35px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 35px;">Pays</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle; height: 35px;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle; height: 35px;">L</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle; height: 35px;">Le pays de résidence du candidat :

- Maximum 45 caractères

Exemple : France

</td></tr><tr style="height: 35px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 35px;">Nationalité</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle; height: 35px;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle; height: 35px;">M</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle; height: 35px;">La nationalité du candidat :

- Maximum 45 caractères

Exemple : Français

</td></tr><tr style="height: 35px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 35px;">Lieu de naissance</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle; height: 35px;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle; height: 35px;">N</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle; height: 35px;">Le lieu de naissance du candidat :

- Maximum 163 caractères

Exemple : Lyon

</td></tr><tr style="height: 74px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 74px;">INE</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle; height: 74px;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle; height: 74px;">O</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle; height: 74px;">[L'identifiant national étudiant](https://fr.wikipedia.org/wiki/Num%C3%A9ro_BEA) du candidat :

- Maximum 11 caractères

</td></tr><tr style="height: 42px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 42px;">Parcoursup</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle; height: 42px;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle; height: 42px;">P</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle; height: 42px;">Indique si le candidat est sur Parcoursup parmi les choix suivants :

- oui
- non

Exemple : oui

Valeur par défaut, si non renseigné : non

</td></tr><tr style="height: 35px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 35px;">Déjà trouvé une entreprise</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle; height: 35px;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle; height: 35px;">Q</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle; height: 35px;">Indique si le candidat a trouvé une entreprise pour son alternance :

- oui
- non

Exemple : oui

Valeur par défaut, si non renseigné : non

</td></tr><tr style="height: 35px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 38px;">ID Formation(s) Souhaitée(s)</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle; height: 38px;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle; height: 38px;">R</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle; height: 38px;">Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de toutes les formations à ajouter au profil du candidat :

- L'identifiant technique de formation est un nombre permettant d'identifier la formation de façon unique sur Hub3E
- Chaque ID de formation doit être séparé par un saut de ligne dans une même cellule pour affecter plusieurs formations sur un même candidat

Exemple :

[![image-1586512420608.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/bCOa07Qs4ZsPtI8Y-image-1586512420608.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/bCOa07Qs4ZsPtI8Y-image-1586512420608.png)

[![image-1586512426608.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/cUIDtVkWMHdlqGcr-image-1586512426608.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/cUIDtVkWMHdlqGcr-image-1586512426608.png)

Astuces :

- Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. **\[ALT + ⏎\]**
- Vous pouvez obtenir la liste des ID de formations en effectuant un export de formations sur Hub3E

</td></tr><tr style="height: 35px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 35px;">ID

Formation(s)  
Prioritaire(s)

</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle; height: 35px;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle; height: 35px;">S</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle; height: 35px;">Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de toutes les formations définies comme prioritaires :

- L'identifiant technique de formation est un nombre permettant d'identifier la formation de façon unique sur Hub3E
- Chaque ID de formation doit être séparé par un saut de ligne dans une même cellule pour affecter plusieurs formations sur un même candidat
- Il est indispensable que les ID présents dans cette colonne soient aussi présents dans la colonne "ID Formation(s) Souhaitée(s)

Exemple :

[![image-1695735695332.png](https://documentation-bookstack-files.s3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2023-09/scaled-1680-/d1puV33feoKrVpyZ-image-1695735695332.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2023-09/d1puV33feoKrVpyZ-image-1695735695332.png)

[![image-1586512426608.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/cUIDtVkWMHdlqGcr-image-1586512426608.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/cUIDtVkWMHdlqGcr-image-1586512426608.png)

Astuces :

- Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. **\[ALT + ⏎\]**
- Vous pouvez obtenir la liste des ID de formations en effectuant un export de formations sur Hub3E

</td></tr><tr style="height: 215px;"><td style="width: 13.1173%; vertical-align: middle; height: 215px;">Historique

</td><td style="width: 11.8827%; background-color: #bdbdbd; vertical-align: middle; height: 215px;">non</td><td style="width: 18.9506%; vertical-align: middle; height: 215px;">T</td><td style="width: 56.0494%; vertical-align: middle; height: 215px;">Un message personnalisé à ajouter dans l'historique du profil du candidat :

- La cellule peut contenir plusieurs lignes
- Un commentaire manuel sera inséré dans l'historique du candidat lors de son import dans le SAS Hub3E

Astuces :

- Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. **\[ALT + ⏎\]**

</td></tr></tbody></table>

<p class="callout info">Information : les candidats sont dédoublonnées par couple nom + prénom + date de naissance. Si un fichier Excel comporte une ou plusieurs candidats en doublon avec un candidat dans Hub3E ou dans le fichier Excel importé, une erreur sera affichée pour indiquer les candidats en doublon.</p>

#### 4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier Excel

L'import de candidats sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

La **phase de contrôle de la validité des données** du fichier excel utilisé est la **première étape** de ce processus.

Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier Excel afin de déterminer s'il contient des erreurs.

[![image-1586517350444.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/EIHgeYNETc86XZxr-image-1586517350444.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/EIHgeYNETc86XZxr-image-1586517350444.png)

Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier Excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :

[![image-1586517536888.png](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/cLDgjprjX6YJiQop-image-1586517536888.png)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/cLDgjprjX6YJiQop-image-1586517536888.png)

Le bouton <span style="color: #ffcc00;">**Continuer** </span>permet d'importer les données valides et d'exclure les lignes invalides.

Le bouton <span style="color: #ff0000;">**Abandonner** </span>fermera la fonction d'import de candidat.

**Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.**

#### 5. Phase d'import des données du fichier excel

L'import de candidats sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

L'**import des données** du fichier excel est la **deuxième étape** de ce processus.

[![image-1586517602614.PNG](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/scaled-1680-/38DjaU0o0ipEBzKZ-image-1586517602614.PNG)](https://documentation-bookstack-files.s3.eu-west-3.amazonaws.com/uploads/images/gallery/2020-04/38DjaU0o0ipEBzKZ-image-1586517602614.PNG)

Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver vos candidats importés dans le SAS d'admission, avec la provenance "import-candidats-hub3e".