Export de candidats dans le SAS YParéo

1. Présentation de l'export de candidats dans le SAS YParéo

L'export de candidats Hub3E dans le SAS YParéo permet d'ajouter un candidat dans le SAS YParéo en utilisant les données d'un profil de candidat sur Hub3E.

En raison de la nature différente des données de certains champs présents sur Hub3E et sur YParéo, il est nécessaire de respecter des règles de formatage afin de rendre compatible un profil candidat Hub3E avec l'export YParéo. Ces règles sont détaillées dans les conditions requises et sont expliquées pour chaque champ dans l'inventaire des données exportées.

Pour obtenir des informations sur le progiciel YParéo, cliquez ici.

2. Conditions requises pour pouvoir effectuer un export de candidats dans le SAS YParéo

Afin d'utiliser le service d'export de candidats dans le SAS YParéo, vous devez disposer du module YParéo dans Hub3E.

Pour l'activer, veuillez contacter l'équipe commerciale d'Hub3E afin d'effectuer la procédure d'activation de cette fonctionnalité :

contact@linkpart.com

téléphone

+ 33 (0)4 78 35 86 21

courrier postal

Hub3E - Link Part

11 -13, rue des Aulnes
69760 - Limonest

Vous devez également vous assurer d'avoir activé dans votre instance YParéo soit :

l'API REST,
l'API SOAP avec les web-services ParéoInfo et WSPréinscription.

Avant de pouvoir être exporté dans le SAS YParéo, le profil d'un candidat sur Hub3E nécessite de respecter certaines conditions pour rendre le profil du candidat Hub3E compatible avec YParéo.

Si ces conditions ne sont pas respectées, l'instance YParéo vers laquelle sera exporté le candidat renverra une erreur.

Nom du champ dans l'API YParéo	Conditions requise pour l'export d'Hub3E vers YParéo
idNationalite	La table NATIONALITE du type d'identifiants externes GENERIQUE qui effectue la correspondance entre un pays et sa nationalité dans YParéo doit être valide pour que l'API YParéo puisse fonctionner et permettre à Hub3E de récupérer la lise des nationalités référencées sur l'instance YParéo. Contactez YMag la société éditrice du progiciel YParéo pour plus d'informations sur le fonctionnement des identifiants externes dans YParéo
adresse1Appr	La longueur de l'adresse du candidat sur Hub3E ne doit pas dépasser 38 caractères pour être compatible avec YParéo.
idPays	La table PAYS du type d'identifiants externes GENERIQUE qui contient la liste des pays dans YParéo doit être valide pour que l'API YParéo puisse fonctionner et permettre à Hub3E de récupérer la lise des pays référencés sur l'instance YParéo. Contactez YMag la société éditrice du progiciel YParéo pour plus d'informations sur le fonctionnement des identifiants externes dans YParéo
tel1Appr et tel2Appr	Pour une compatibilité maximale, le numéro de téléphone exporté sur YParéo doit être au format national français sans indicatif international (10 chiffres sans espaces), sinon le téléphone ne sera pas affiché correctement dans YParéo. Le candidat sur Hub3E doit au moins avoir un numéro de téléphone portable ou un numéro de téléphone fixe renseigné sinon l'export échouera. Maximum 20 caractères
emailAppr	Maximum 255 caractères Doit être une adresse email valide Ne doit pas comporter de caractères accentués Ne doit pas comporter de majuscules Ne doit pas comporter d'espaces ou de symboles spéciaux (Exemple : €, $, §, ", °, ~, etc.)
idFormationSouhait1	Le candidat doit être associé à une formation liée à YParéo et validée et dans son profil à 360. Si le candidat ne dispose pas d'au moins une formation répondant à ces critères, l'export échouera.
idSite	L'instance YParéo doit disposer d'au moins un site pour qu'il puisse être associé au candidat lors de l'export.

3. Inventaire des données de candidats exportées dans le SAS YParéo

L'export de candidat dans le SAS YParéo exporte les champs suivants :

Nom du champ dans l'API YParéo	Champ obligatoire pour la procédure d'export entre Hub3E et l'API YParéo	Description
isSite	oui	Le code technique du site YParéo sur lequel affecter le candidat : Ce champ sera demandé par l'interface Hub3E lors de l'export du candidat sur YParéo. Le site pourra être choisi parmi la liste des sites disponibles sur l'instance YParéo de l'école qui effectue l'export du candidat.
codeCiviliteApprenant	oui	La civilité du candidat : La civilité du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisée dans ce champ.
nomApprenant	oui	Le nom du candidat : Le nom du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Maximum 45 caractères Exemple : DURANT
prenomApprenant	oui	Le prénom du candidat : Le prénom du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Maximum 45 caractères Exemple : Albert
dateNaissance	oui	La date de naissance du candidat : La date de naissance du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisée dans ce champ. Exemple : 13/09/1995
lieuNaissance	non	Le lieu de naissance du candidat : Le lieu de naissance du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Exemple : Paris
ineApprenant	non	L'identifiant national étudiant du candidat : L'INE du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Doit faire exactement 11 caractères Exemple : 1234567890A
idNationalite	oui	Le code technique de la nationalité du candidat dans YParéo : Ce champ sera demandé par l'interface Hub3E lors de l'export du candidat sur YParéo. La nationalité pourra être choisie parmi la liste des nationalités disponibles sur l'instance YParéo de l'école qui effectue l'export du candidat.
adresse1Appr	oui	La première ligne de l'adresse principale du candidat : L'adresse du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisée dans ce champ. Maximum 38 caractères Exemple : 11-13 Rue des aulnes
adresse2Appr	non	La deuxième ligne de l'adresse principale du candidat : Le complément d'adresse du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Maximum 38 caractères Exemple : Bâtiment C, 1er étage
cpAppr	non	Le code postal du candidat : Le code postal du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Maximum 7 caractères Exemple : 69760
villeAppr	non	La ville du candidat : La ville du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisée dans ce champ. Optionnel : Il est possible d'utiliser un nom de commune parmi ceux présents dans la liste des communes sur Yparéo pour que le champ soit reconnu dans l'interface YParéo après l'export. Ceci, à condition que le nom de la ville du candidat sur Hub3E corresponde exactement avec celui d'une commune renseignée dans la table des communes sur Yparéo. Maximum 38 caractères Exemple : LIMONEST
idPays	oui	Le code technique du pays du candidat dans YParéo : Ce champ sera demandé par l'interface Hub3E lors de l'export du candidat sur YParéo. Le pays pourra être choisi parmi la liste des pays disponibles sur l'instance YParéo de l'école qui effectue l'export du candidat.
tel1Appr	oui	Le numéro de téléphone fixe ou portable du candidat : Le numéro de téléphone fixe du candidat sur Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Si le candidat n'a pas de téléphone fixe, le numéro de téléphone portable sera utilisé dans ce champ Maximum 20 caractères Pour une compatibilité maximale, le numéro de téléphone exporté sur YParéo doit être au format national français sans indicatif international (10 chiffres sans espaces). Exemple : 0333333333
tel2Appr	non	Le numéro de téléphone portable du candidat : Le numéro de téléphone portable du candidat sur Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Maximum 20 caractères Pour une compatibilité maximale, le numéro de téléphone exporté sur YParéo doit être au format national français sans indicatif international (10 chiffres sans espaces). Exemple : 0666666666
emailAppr	oui	L'adresse email du candidat : L'adresse email du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisée dans ce champ. Maximum 255 caractères Doit être une adresse email valide Ne doit pas comporter de caractères accentués Ne doit pas comporter de majuscules Ne doit pas comporter d'espaces ou de symboles spéciaux (Exemple : €, $, §, ", °, ~, etc.) Exemple : email.valide@gmail.com
isMobile	non	Indique par oui ou non si le candidat dispose d'un moyen de mobilité : Le champ Véhicule du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ.
isPermisConduire	non	Indique par oui ou non si le candidat dispose d'un permis de conduire : Le champ permis du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Si le champ permis sur Hub3E à la valeur en cours, il sera comptabilisé comme non lors de l'export du champ dans YParéo.
isTravailleurHandicape	non	Indique par oui ou non si le candidat est handicapé: Le champ Je suis en situation de Handicap du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ.
codeCiviliteRepLegal	non	La civilité du responsable légal du candidat : La civilité du premier responsable légal de la liste des responsables légaux du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisée dans ce champ.
nomRepLegal	non	Le nom du responsable légal du candidat : Le nom du premier responsable légal de la liste des responsables légaux du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Maximum 45 caractères Exemple : DURANT
prenomRepLegal	non	Le prénom du responsable légal du candidat : Le prénom du premier responsable légal de la liste des responsables légaux du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Maximum 45 caractères Exemple : Albert
adresse1RepLegal	non	L’adresse du responsable légal du candidat : L'adresse du premier responsable légal de la liste des responsables légaux du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisée dans ce champ. Maximum 38 caractères Exemple : 11-13 Rue des aulnes
adresse2RepLegal	non	Le complément d'adresse du responsable légal du candidat : Le complément d'adresse du premier responsable légal de la liste des responsables légaux du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Maximum 38 caractères Exemple : Bâtiment C, 1er étage
cpRepLegal	non	Le code postal du responsable légal du candidat : Le code postal du premier responsable légal de la liste des responsables légaux du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Maximum 7 caractères Exemple : 69760
villeRepLegal	non	La ville du responsable légal du candidat : La ville du premier responsable légal de la liste des responsables légaux du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisée dans ce champ. Maximum 38 caractères Exemple : LIMONEST
idPaysRepLegal	non si le candidat n'a pas de responsable légal oui si le candidat a un responsable légal	Le code technique du pays du responsable légal du candidat dans YParéo : Ce champ sera demandé par l'interface Hub3E lors de l'export du candidat sur YParéo. Le champ idPays renseigné pour le candidat lors de l'export sera utilisé pour le responsable légal du candidat Le pays pourra être choisi parmi la liste des pays disponibles sur l'instance YParéo de l'école qui effectue l'export du candidat.
tel1RepLegal	non si le candidat n'a pas de responsable légal oui si le candidat a un responsable légal	Le numéro de téléphone fixe ou portable du responsable légal du candidat : Le numéro de téléphone fixe du responsable légal du candidat sur Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Si le responsable légal du candidat n'a pas de téléphone fixe, son numéro de téléphone portable sera utilisé dans ce champ Maximum 10 caractères Pour une compatibilité maximale, le numéro de téléphone exporté sur YParéo doit être au format national français sans indicatif international (10 chiffres sans espaces). Si le numéro est trop long en termes de nombre de caractères, il risque d'être tronqué Exemple : 0333333333
tel2RepLegal	non	Le numéro de téléphone portable du responsable légal du candidat : Le numéro de téléphone portable du responsable légal du candidat sur Hub3E exporté sur YParéo sera utilisé dans ce champ. Maximum 10 caractères Pour une compatibilité maximale, le numéro de téléphone exporté sur YParéo doit être au format national français sans indicatif international (10 chiffres sans espaces). Si le numéro est trop long en termes de nombre de caractères, il risque d'être tronqué Exemple : 0666666666
emailRepLegal	non	L'adresse email du candidat : L'adresse email du responsable légal du candidat Hub3E exporté sur YParéo sera utilisée dans ce champ. Maximum 255 caractères Doit être une adresse email valide Ne doit pas comporter de caractères accentués Ne doit pas comporter de majuscules Ne doit pas comporter d'espaces ou de symboles spéciaux (Exemple : €, $, §, ", °, ~, etc.) Exemple : email.valide@gmail.com
idFormationSouhait1	oui	La 1ère formation souhaitée du candidat : Une formation validée et liée à YParéo présente dans l'onglet Formations du candidat exporté sur YParéo sera utilisée. Le candidat doit avoir au moins une formation remplissant les conditions requises pour être exportées, sinon l'export échouera.
idFormationSouhait2	non	La 2ème formation souhaitée du candidat : Une formation validée et liée à YParéo présente dans l'onglet Formations du candidat exporté sur YParéo sera utilisée.
idFormationSouhait3	non	La 3ème formation souhaitée du candidat : Une formation validée et liée à YParéo présente dans l'onglet Formations du candidat exporté sur YParéo sera utilisée.
observation	non, auto-généré lors de l'export	Un champ utilisé comme indicateur qui contiendra le texte suivant lorsque le candidat provient d'Hub3E : Ce candidat a été exporté depuis Hub3e écoles : http://ecoles-v2.hub3e.com
paysNaissance	non	La table PAYS du type d'identifiants externes GENERIQUE qui contient la liste des pays dans YParéo doit être valide pour que l'API YParéo puisse fonctionner et permettre à Hub3E de récupérer la lise des pays référencés sur l'instance YParéo. Contactez YMag la société éditrice du progiciel YParéo pour plus d'informations sur le fonctionnement des identifiants externes dans YParéo

Dans l'export candidats, nous pouvons dorénavant exporter les documents et exporter l'entreprise.

Pour plus d'informations détaillés sur l'export des documents notamment l'inventaire des données : Export de documents et documents internes candidats

Pour plus d'informations détaillés sur l'export de l'entreprise notamment l'inventaire des données : Export d'entreprises

4. Procédure d'export de candidats dans le SAS YParéo

Connectez-vous sur Hub3E Ecoles avec un compte recruteur ou administrateur-école de l'école dans laquelle se trouve le profil du candidat que vous souhaitez exporter sur YParéo.

Sélectionnez Voir Candidats dans la liste des ressources du menu de navigation latéral.
Recherchez et cliquez sur le profil du candidat à exporter sur YParéo.

Puis, sur la page du profil candidat à exporter, cliquez sur le bouton Exporter le candidat sur YParéo.

Une modale avec les champs suivants s'affichera à l'écran :

Sélectionnez le pays de résidence, le pays de nationalité, le pays de naissance (non obligatoire) ainsi que le site de formation à associer au profil candidat exporté sur YParéo. Ces trois champs sont obligatoires et sont des listes de ressources présentes sur l'instance YParéo de l'école vers laquelle sera exporté le candidat.

Si le profil 360 dispose des documents et/ou des documents interne une nouvelle checkbox ~~apparait~~apparaît sur le formulaire d'export Candidat Yparéo.

Si le profil 360 est placé sur une mission, une nouvelle checkbox apparait sur le formulaire d'export Candidat Yparéo.

Exporter les documents du candidat vers Yparéo

Si vous cochez sur le checkbox "Export les documents du candidat", de nombreux champs vont apparaître.

Lorsque vous avez cochés "Exporter les documents du candidat", il y a des nouveaux champs qui sont apparus.

Vous devez sélectionner le type des documents qui seront exportés sur le candidat YParéo lié au profil candidat.

Documents du candidat : ce sont les documents présents dans l'onglet Documents du profil candidat.
Document interne : ce sont les documents dans l'onglet Docs internes.
Photo de profil dans les documents : La photo de profil du candidat

Attention : Si la photo de profil du candidat est celle par défaut, la checkbox "Photo de profil dans les documents" ne sera pas présente.

Après avoir choisi le type de documents à exporter, vous avez la sélection du nom du fichier à utiliser pour l'export.

Intitulé du document sur Hub3E : Utilise l'intitulé du document Hub3E comme nom de fichier à utiliser pour l'export des documents
Nom du fichier original : Utilise le nom du fichier original du document Hub3E comme nom de fichier à utiliser pour l'export des documents.

Après avoir choisi le nom du fichier à utiliser pour l'export, vous avez la sélection du répertoire de destination.

La mention Arborescence de la sélection indique l'emplacement vers lequel seront exportés les documents. Sélectionnez le dossier vers lequel vous voulez exporter les documents et cliquez sur Exporter.

Astuce : si un répertoire de votre instance YParéo contient des répertoires imbriqués, ce répertoire apparaîtra en bleu. Vous pouvez consulter et choisir des répertoires imbriqués parmi les répertoires de l'instance YParéo en cliquant sur ceux-ci lorsqu'ils apparaissent en bleu (exemple : le répertoire Apprenant de l'image ci-dessus contient des répertoires imbriqués).

Exporter l'entreprise du candidat vers Yparéo

Si vous cochez sur la checkbox "Exporter l’entreprise du candidat", des nouvelles informations vont ~~apparaitres.~~apparaître.

Vous aurez un récapitulatif des informations concernant le placement du candidat sur le nom de l'entreprise, le SIRET de l'entreprise et le nom de la mission.

Vous n'avez ~~plus~~ plus qu'à cliquer sur Exporter vers Yparéo.

Lorsque vous avez cliquer sur Export vers Yparéo et que le candidat est exporté avec succès. Le candidat est exporté et lié automatiquement sur Yparéo. De plus, si vous avez coché sur "Exporter l'entreprise du candidat", l'entreprise est exportée et liée automatiquement (le code IDCC est rempli automatiquement avec la MASTER BDD)

Un message indiquant le succès de l'export s'affichera.

Si l'export a échoué, un message d'erreur vous communiquera le champ à vérifier, exemple :

Pour plus d'informations concernant les différentes erreurs pouvant survenir : 5. Dépannage

Pour consulter les contraintes et les règles de remplissage des champs permettant d'assurer la compatibilité d'un profil candidat entre Hub3E et YParéo, référez-vous aux sections précédentes :

Conditions requises pour pouvoir effectuer un export de candidats dans le SAS YParéo
Inventaire des données de candidats exportées dans le SAS YParéo

5. Dépannage

Pour plus d'informations concernant les erreurs qui peuvent survenir concernant l'export des documents et/ou l'export de l'entreprise :

Problème rencontré

Solution

Une erreur s'affiche et indique un problème au chargement de la liste des pays, des nationalités ou des sites de l'instance YParéo.

1. Assurez-vous que votre instance YParéo est à jour

- La version 3.7.16 est le minimum requis.

2. Vérifier le bon fonctionnement de l'API SOAP / REST YParéo de votre école concernant le récupération de la liste :

des pays
des nationalités (du type d'identifiant externe GENERIQUE et de la table NATIONALITE)
des sites

3. Contactez la société éditrice du logiciel à dépanner en fonction du problème constaté :

- Si l'API SOAP / REST YParéo fonctionne correctement, contactez contact@linkpart.com
- Si l'API SOAP / REST YParéo ne fonctionne pas, contactez YMag la société éditrice du progiciel YParéo

Une erreur s'affiche et indique un problème du chargement de la mission sur un candidat placé