Export de document dynamique candidat

1. Présentation de l'export de documents dynamiques pour un apprenant ou un prospect YParéo

Sur Hub3E, un document dynamique est la combinaison d'un formulaire PDF et des données de remplissage de ce formulaire.

L'export d'un document dynamique candidat Hub3E pour un apprenant ou un prospect YParéo permet de générer un formulaire PDF pré-remplis à partir des données de remplissage du document dynamique candidat et de son formulaire PDF stocké sur le profil d'un candidat dans Hub3E. La document PDF généré est ensuite envoyé dans un répertoire YParéo choisi au moment de l'export, l'export de document dynamique dois être réalisé individuellement.

En raison de la nature différente du paramétrage des serveurs Hub3E et YParéo, il est nécessaire de connaitre les conditions requises afin de connaître si un documents stocké sur Hub3E peut être exporté sur YParéo.

Pour obtenir des informations sur le progiciel YParéo, cliquez ici.

2. Conditions requises pour pouvoir effectuer un export de documents dynamiques pour un apprenant ou un prospect YParéo

Avant de pouvoir être exporté pour un apprenant ou un prospect, le profil d'un candidat sur Hub3E dois avoir été lié avec un apprenant ou un prospect sur YParéo et chaque documents exportés dois remplir les conditions pré-requises pour être exportable.

Si ces conditions ne sont pas respectées, l'instance YParéo vers laquelle seront exporté les documents renverra une erreur.

Nom du champ dans l'API YParéo	Conditions requises pour l'export de documents candidat vers YParéo
document	Hub3E permet de stocker des documents d'une taille maximale de 10Mo par documents. Selon la configuration de l'instance YParéo utilisée, il est possible que la taille maximale des documents acceptés par l'instance distante soit inférieur à 10Mo dans de rares cas. Si c'est le cas, seul l'export des documents admissible par l'instance YParéo réussira.

3. Inventaire des données du document dynamique exportés pour un apprenant ou un prospect YParéo

L'export d'un document dynamique pour un apprenant ou un prospect YParéo exporte les champs suivants :

Nom du champ dans l'API YParéo	Champ obligatoire pour la procédure d'export entre Hub3E et l'API YParéo	Description
document	oui	Le contenu binaire du fichier de formulaire PDF stocké sur Hub3E et exporté sur Yparéo : Le document exporté est la combinaison sous forme de formulaire PDF pré-remplis du fichier PDF et des données de remplissage stockées sur le document dynamique du profil candidat Taille maximale sur Hub3E : 10Mo Taille maximale sur YParéo : dépendante de la configuration du serveur sur lequel est hébergé l'instance YParéo.
nom_document	oui	Le nom du fichier de formulaire PDF qui a servi à créé le document dynamique : Les caractères spéciaux non ASCII ne sont pas supportés (caractères accentués, symboles spéciaux, unicode, etc...) Optionnel : pour garantir une compatibilité maximale, il est recommander de nommer les fichiers stockés dans Hub3E en respectant cette contrainte. Si le nom de fichier contient des caractères non supportés, Hub3E essayera de convertir automatiquement les caractères non supportés dans leur équivalent supporté ou de retirer les caractères qui ne peuvent avoir d'équivalents. Exemple de conversion automatique du nom de fichier : Nom d'origine : formulaire-3ème-trimestre.pdf Nom exporté sur YParéo : formulaire-3eme-trimestre.pdf
code_repertoire	oui	Le code technique du répertoire dans lequel sera stocké le document exporté vers YParéo : Ce champ sera demandé par l'interface Hub3E lors de l'export des documents sur YParéo. Le répertoire pourra être choisi parmi la liste des répertoires disponibles sur l'instance YParéo de l'école qui effectue l'export des documents du candidat.
code_apprenant ou code_prospect	oui	Le code technique de l'apprenant ou du prospect pour lequel seront exportés les documents vers YParéo : Ce champ sera automatiquement remplis par Hub3E car il est enregistré au moment de la liaison du profil candidat à YParéo.

4. Procédure d'export de documents pour un apprenant ou un prospect YParéo

Connectez-vous sur Hub3E Ecoles avec un compte recruteur ou administrateur école de l'école dans laquelle se trouve le profil du candidat que vous souhaitez exporter sur YParéo.

Sélectionnez Voir Candidats dans la liste des ressources du menu de navigation latéral.
Recherchez et cliquez sur le profil du candidat qui contient le document dynamique que vous souhaitez exporter sur YParéo.

Puis, sur la page du profil candidat à exporter, cliquez sur le bouton Exporter dans YParéo.

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Une modale de sélection du répertoire de destination s'affichera :

La mention Arborescence de la sélection indique l'emplacement vers lequel sera exporté les documents. Sélectionnez le dossier vers lequel les documents seront exportés et cliquez sur Exporter.

Astuce : si un répertoire de votre instance YParéo contient des répertoires imbriqués, ce répertoire apparaîtra en bleu. Vous pouvez consultez et choisir des répertoires imbriqués parmi les répertoires de l'instance YParéo en cliquant sur ceux-ci lorsqu'ils apparaissent en bleu (exemple : le répertoire Apprenant de l'image ci-dessus contient des répertoires imbriqués).

Un message récapitulatif de l'export s'affichera une fois l'export du document dynamique terminé :

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Pour consulter les contraintes et les règles d'export concernant l'export de document dynamique candidat entre Hub3E et YParéo, referez-vous aux sections :

Conditions requises pour pouvoir effectuer un export de candidats dans le SAS YParéo
Inventaire des données de candidats exportées dans le SAS YParéo

5. Dépannage

Problème rencontré

Solution

Le bouton d'export de documents vers YParéo ne s'affiche pas dans le lecteur PDF embarqué.

1. Assurez-vous que le profil du candidat est lié à un apprenant ou à un prospect YParéo, consultez les conditions requises ainsi que l'e-learning de liaison d'un profil candidat Hub3E avec un apprenant ou un prospect YParéo pour plus d'informations.

2. Contactez l'équipe commerciale d'Hub3E afin d'effectuer la procédure d'activation de cette fonctionnalité :

Par email : contact@linkpart.com

Par téléphone : + 33 (0)4 78 35 86 21

Par courrier postal :

Hub3E - Link Part
11 -13, rue des Aulnes
69760 - Limonest