Export de Cerfa

1. Présentation de l'export d'un Cerfa pour un apprenant ou un prospect YParéo

Sur Hub3E, un Cerfa est la combinaison d'un formulaire PDF et des données de remplissage de ce formulaire.

L'export d'un Cerfa candidat Hub3E pour un apprenant ou un prospect YParéo permet de générer un formulaire PDF pré-remplis à partir des données de remplissage du Cerfa candidat et de son formulaire PDF stocké sur le profil d'un candidat dans Hub3E. La document PDF généré est ensuite envoyé dans un répertoire YParéo choisi au moment de l'export, l'export de Cerfa dois être réalisé individuellement.

En raison de la nature différente du paramétrage des serveurs Hub3E et YParéo, il est nécessaire de connaitre les conditions requises afin de connaître si un documents stocké sur Hub3E peut être exporté sur YParéo.

Pour obtenir des informations sur le progiciel YParéo, cliquez ici.

2. Conditions requises pour exporter un Cerfa pour un apprenant ou un prospect YParéo

Avant de pouvoir être exporté pour un apprenant ou un prospect, le profil d'un candidat sur Hub3E dois avoir été lié avec un apprenant ou un prospect sur YParéo et le Cerfa exporté dois remplir les conditions pré-requises pour être exportable.

Si ces conditions ne sont pas respectées, l'instance YParéo vers laquelle seront exporté les documents renverra une erreur.

Nom du champ dans l'API YParéo	Conditions requises pour l'export de documents candidat vers YParéo
document	Hub3E permet de stocker des documents d'une taille maximale de 10Mo par documents. Selon la configuration de l'instance YParéo utilisée, il est possible que la taille maximale des documents acceptés par l'instance distante soit inférieur à 10Mo dans de rares cas. Si c'est le cas, seul l'export des documents admissible par l'instance YParéo réussira.

3. Inventaire des données du Cerfa exporté pour un apprenant ou un prospect YParéo

L'export d'un Cerfa pour un apprenant ou un prospect YParéo exporte les champs suivants :

Nom du champ dans l'API YParéo	Champ obligatoire pour la procédure d'export entre Hub3E et l'API YParéo	Description
document	oui	Le contenu binaire du fichier de formulaire PDF pré-remplis stocké sur Hub3E et exporté sur YParéo : Un Cerfa pré-remplis fait généralement moins d'1Mo Un Cerfa est la combinaison du formulaire PDF du Cerfa et des données de remplissage du Cerfa stockées sur Hub3E
nom_document	oui	Le nom du fichier Cerfa PDF généré lors de l'export : Le nom sera généré automatiquement lors de l'export suivant le schéma suivant : cerfa-JJ-MM-AAAA.pdf Exemple de nom généré lors de l'export d'un fichier Cerfa le 22/04/2020 : Nom d'origine : cerfa-22-04-2020.pdf
code_repertoire	oui	Le code technique du répertoire dans lequel sera stocké le document exporté vers YParéo : Ce champ sera demandé par l'interface Hub3E lors de l'export des documents sur YParéo. Le répertoire pourra être choisi parmi la liste des répertoires disponibles sur l'instance YParéo de l'école qui effectue l'export des documents du candidat.
code_apprenant ou code_prospect	oui	Le code technique de l'apprenant ou du prospect pour lequel seront exportés les documents vers YParéo : Ce champ sera automatiquement remplis par Hub3E car il est enregistré au moment de la liaison du profil candidat à YParéo.

4. Procédure d'export d'un Cerfa pour un apprenant ou un prospect YParéo

Connectez-vous sur Hub3E Ecoles avec un compte recruteur ou administrateur école de l'école dans laquelle se trouve le profil du candidat que vous souhaitez exporter sur YParéo.

Dans le module de gestion des Cerfa, recherchez le Cerfa du candidat pour lequel vous souhaitez exporter le Cerfa sur YParéo, puis ouvrez le Cerfa dans le lecteur PDF embarqué en cliquant sur l'icone.

Une modale de sélection du répertoire de destination s'affichera :

La mention Arborescence de la sélection indique l'emplacement vers lequel sera exporté les documents. Sélectionnez le dossier vers lequel les documents seront exportés et cliquez sur Exporter.

Astuce : si un répertoire de votre instance YParéo contient des répertoires imbriqués, ce répertoire apparaîtra en bleu. Vous pouvez consultez et choisir des répertoires imbriqués parmi les répertoires de l'instance YParéo en cliquant sur ceux-ci lorsqu'ils apparaissent en bleu (exemple : le répertoire Apprenant de l'image ci-dessus contient des répertoires imbriqués).

Un message confirmant le succès de l'export s'affichera une fois l'export du document Cerfa terminé :

Pour consulter les contraintes et les règles d'export concernant l'export de Cerfa candidat entre Hub3E et YParéo, referez-vous aux sections :

Conditions requises pour exporter un Cerfa pour un apprenant ou un prospect YParéo
Inventaire des données du Cerfa exporté pour un apprenant ou un prospect YParéo

5. Dépannage

Problème rencontré

Solution

Le bouton d'export du document Cerfa vers YParéo ne s'affiche pas dans le lecteur PDF embarqué.

1. Assurez-vous que le profil du candidat est lié à un apprenant ou à un prospect YParéo, consultez les conditions requises ainsi que l'e-learning de liaison d'un profil candidat Hub3E avec un apprenant ou un prospect YParéo pour plus d'informations.

2. Si le profil du candidat qui contient le document Cerfa n'est pas lié à un apprenant ou un prospect YParéo, contactez l'équipe commerciale d'Hub3E afin d'effectuer la procédure d'activation de cette fonctionnalité :

Par email : contact@linkpart.com

Par téléphone : + 33 (0)4 78 35 86 21

Par courrier postal :

Hub3E - Link Part
11 -13, rue des Aulnes
69760 - Limonest