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Import de formations

1. PréPrésentation de l'import excel de formations

La plateforme HubE3 permet aux administrateurs d'une éécole d'importer un lot de formations en utilisant un fichier excel modèmodèle d'import de formations.

Les formations importéimportés seront visible dans l'éécole qui les a importéimportée. Pour cela, utilisez le menu de navigation supésupérieur et cliquez sur la rubrique Votre école école puis dans la page qui s'affiche cliquez sur l'onglet Formations.

Cette fonctionnalitéfonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs ayant le rôrôle Administrateur éécole.

  

2. Import de formations depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import de formations Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur éécole àà Hub3E et dans le menu de navigation supésupérieur cliquez sur Imports / Exports :

image-1586524575888.pngimage-1586524575888.png

Puis cliquez sur Formations dans le section Imports du menu dédéroulant :

image-1586934172134.pngimage-1586934172134.png

  La fonction d'import de formations s'affichera dans une modale :

image-1586934225559.pngimage-1586934225559.png

  

3. Structure du modèmodèle d'import de Formations

Le modèmodèle d'import de formations est composécomposé d'un entêentête sur la ligne n°n°1 du fichier Excel. Cet entêentête est important car il permet d'identifier les colonnes àà remplir et ne doit pas êêtre supprimésupprimé.

Les donnédonnées des formations àà importer sont àà remplir àà partir de la ligne n°n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entêentête.

  

Le modèmodèle excel d'import de formations comporte les champs suivants :

Nom du champ champ  Champ obligatoire Colonne dans Excel Description
IntituléIntitulé formation oui A

L'intituléintitulé de la formation :

  • Maximum 255 caractècaractères

Exemple : BTS soudeur industriel
Descriptif non non  B

Le descriptif de la formation :

  • Maximum 2000 caractècaractères
  • La cellule peut contenir plusieurs lignes

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉENTRÉE.  [ALT + ⏎]
  •   
Nb de places max non C

Le nombre de places disponibles sur la formation :

  • Minimum 0

Exemple : 20
ID Domaine oui D

Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appeléappelé ID) de tous les domaines àà ajouter àà la formation :

  • Doit comporter 1 domaine au minimum
  • L'identifiant technique du domaine de formation est un nombre permettant d'identifier le domaine de façfaçon unique sur Hub3E
  • Chaque ID de domaine doit êêtre séparéséparé par un saut de ligne dans une mêmême cellule pour une mêmême formation

Exemple :

                            image-1586935192562.pngimage-1586935192562.png

    image-1586512426608.png                        image-1586512426608.png

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉENTRÉE.  [ALT + ⏎]
  • Vous pouvez obtenir la liste des ID de domaines en effectuant un export de la liste des domaines sur Hub3E
CV obligatoire non E

Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type CV àà son profil àà 360 pour que son dossier soit considéréconsidéré comme complet pour cette formation.

  

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

  • oui
  • non

Exemple : oui

  

Une colonne vide correspondra àà la valeur non par dédéfaut.
Lettre de motivation obligatoire non F

Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type lettre de motivation àà son profil àà 360 pour que son dossier soit considéréconsidéré comme complet pour cette formation.

  

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

  • oui
  • non

Exemple : oui

  

Une colonne vide correspondra àà la valeur non par dédéfaut.
DiplôDiplôme obligatoire non G

Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type diplôdiplôme/justificatif d'obtention àà son profil àà 360 pour que son dossier soit considéréconsidéré comme complet pour cette formation.

  

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

  • oui
  • non

Exemple : oui

  

Une colonne vide correspondra àà la valeur non par dédéfaut.
Bulletin de notes obligatoire non H

Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type bulletin de notes àà son profil àà 360 pour que son dossier soit considéréconsidéré comme complet pour cette formation.

  

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

  • oui
  • non

Exemple : oui

  

Une colonne vide correspondra àà la valeur non par dédéfaut.
Lien de la vidévidéo de préprésentation non I

Permet de stocker un lien vers une vidévidéo de préprésentation pour la formation :

  • Maximum 2083 caractècaractères
Lien de la fiche de préprésentation non J

Permet de stocker un lien vers un document ou une page internet de préprésentation d'une formation :

  • Maximum 2083 caractècaractères
Code diplômeRNCP non K

Permet de stocker le code diplôRNCP officiel de la formation qui sera utilisé pour préremplir les Cerfa :

  •  8 caractères
Code diplômenonL

Permet de stocker le code diplôme officiel de la formation qui sera utiliséutilisé pour prépréremplir les Cerfa :

  • Maximum 8 caractècaractères
ID Responsable de formation non LM

Permet d'associer un utilisateur éécole responsable de la formation en indiquant son ID dans la colonne :

  • L'identifiant technique d'un utilisateur éécole est un nombre permettant d'identifier un utilisateur éécole de façfaçon unique sur Hub3E
  • La colonne doit êêtre entièentièrement vide ou doit contenir l'ID d'un utilisateur éécole valide.

Astuce :

  • Pour obtenir l'ID d'un utilisateur éécole, effectuez un export des utilisateurs éécoles de votre centre de formation en affichant la colonne Id.
AnnéAnnée d'entréentrée non MN

Permet d'ajouter une ou plusieurs annéannées d'entréentrées àà une formation au moment de l'import :

  • Doit êêtre entièentièrement vide ou doit contenir le nom de chaque annéannée d'entréentrée àà ajouter ou doit êêtre vide.
  • Chaque annéannée d'entréentrée doit êêtre séparéséparée par un saut de ligne dans la mêmême cellule pour une mêmême formation.

Exemple :

image-1607517725831.pngimage-1607517725831.png

image-1607517747910.pngimage-1607517747910.png

  Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule Excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉENTRÉE. [ALT + ⏎]
ID Site non NO

Permet d'ajouter un ou plusieurs sites àà une formation au moment de son import :

  • Doit êêtre entièentièrement vide ou doit contenir l'identifiant technique d'un site de votre centre de formation.
  • Chaque ID de site doit êêtre séparéséparé par un saut de ligne dans la mêmême cellule pour une mêmême formation
  • L'identifiant technique d'un site de formation est un nombre permettant d'identifier le site de façfaçon unique sur Hub3E

Exemple :

image-1607518005554.pngimage-1607518005554.png

image-1607518010823.pngimage-1607518010823.png

  Astuce :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉENTRÉE.  [ALT + ⏎]
  • Vous pouvez obtenir la liste des ID de sites en effectuant sur Hub3E un export des sites en incluant la colonne Id

Information : les formations sont dédoublonnédédoublonnées par leur intituléintitulé. Si un fichier Excel comporte une ou plusieurs formations en doublon par leur intituléintitulé avec une formation dans Hub3E ou dans le fichier Excel importéimporté, une erreur sera affichéaffichée pour indiquer les formations qui sont en doublon.

4. Phase de contrôcontrôle de la validitévalidité des donnédonnées du fichier excel

L'import de formations sur Hub3E s’s’effectue en deux éétapes successives.

La phase de contrôcontrôle de la validitévalidité des donnédonnées du fichier excel utiliséutilisé est la premièpremière éétape de ce processus.

Lors de la phase de contrôcontrôle des donnédonnées, la plateforme analysera le fichier excel afin de dédéterminer s'il contient des erreurs.

image-1586937831811.pngimage-1586937831811.png

Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêfenêtre contenant la ligne du fichier excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichéaffichée :

image-1586937948567.pngimage-1586937948567.png

Le bouton Continuer permet d'importer les enregistrements valides et d'exclure les enregistrements invalides.

Le bouton Abandonner fermera la fonction d'import de formations.

Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importéimporté automatiquement.

  

5. Phase d'import des donnédonnées du fichier excel

L'import de formations sur Hub3E s’s’effectue en deux éétapes successives.

L'import des donnédonnées du fichier excel est la deuxièdeuxième éétape de ce processus.

image-1586937881925.pngimage-1586937881925.png

Une fois cette éétape terminéterminée, vous pourrez retrouver les formations importéimportés dans Hub3E.

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