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Import de formations

1. Présentation de l'import excel de formations

La plateforme HubE3 permet aux administrateurs d'une école d'importer un lot de formations en utilisant un fichier excel modèle d'import de formations.

Les formations importés seront visible dans l'école qui les a importée. Pour cela, utilisez le menu de navigation supérieur et cliquez sur la rubrique Votre école puis dans la page qui s'affiche cliquez sur l'onglet Formations.

 

2. Import de formations depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import de formations Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur Imports / Exports :

image-1586524575888.png

Puis cliquez sur Formations dans le section Imports du menu déroulant :

image-1586934172134.png

 La fonction d'import de formations s'affichera dans une modale :

image-1586934225559.png

 

3. Structure du modèle d'import de Formations

Le modèle d'import de formations est composé d'un entête sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cet entête est important car il permet d'identifier les colonnes à remplir et ne dois pas être supprimé.

Les données des formations à importer sont à remplir à partir de la ligne n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

 

Le modèle excel d'import de formations comporte les champs suivants :

Nom du champ  Champ obligatoire Colonne dans Excel Description
Intitulé formation oui A

L'intitulé de la formation :

  • Maximum 255 caractères

Exemple : BTS soudeur industriel
Descriptif non  B

Le descriptif de la formation :

  • Maximum 2000 caractères
  • La cellule peut contenir plusieurs lignes

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
  •  
Nb de places max non C

Le nombre de places disponibles sur la formation :

  • Minimum 0

Exemple : 20
ID Domaine oui D

Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de tous les domaines à ajouter à la formation :

  • Dois comporter 1 domaine au minimum
  • L'identifiant technique du domaine de formation est un nombre permettant d'identifier le domaine de façon unique sur Hub3E
  • Chaque ID de domaine dois être séparé par un saut de ligne dans une même cellule pour une même formation

Exemple : 

image-1586935192562.png

image-1586512426608.png

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
  • Vous pouvez obtenir la liste des ID de domaines en effectuant un export de la liste des domaines sur Hub3E

 

4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier excel

L'import de formations sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

La phase de contrôle de la validité des données du fichier excel utilisé est la première étape de ce processus.

Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier excel afin de déterminer s'il contient des erreurs.

image-1586937831811.png

Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :

image-1586937948567.png

Le bouton Continuer permet d'importer les enregistrements valides et d'exclure les enregistrements invalides.

Le bouton Abandonner fermera la fonction d'import de formations.

Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.

 

5. Phase d'import des données du fichier excel

L'import de formations sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

L'import des données du fichier excel utilisé est la deuxième étape de ce processus.

image-1586937881925.png

Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver les formations importés dans Hub3E.

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