Gestion des modèles de mails

Introduction

Tous les emails de la plateforme Hub3E sont personnalisables. Pour cela, avec un compte ayant le rôrôle Administrateur éécole, utilisez le menu des ressources pour aller dans la catécatégorie Gestion des modèmodèles de mails.

Vous obtiendrez alors l'interface de gestion suivante :

Le bouton DésactivéDésactivé dédésigne le statut du template personnalisépersonnalisé. Pour changer le statut, cliquez sur le bouton.

• Au statut DésactivéDésactivé, le template ne sera pas utiliséutilisé lors des envois d'emails.
• Au statut ActivéActivé, le template sera utiliséutilisé lors des envois d'emails.

  

Il est possible de gégérer tous les emails d'Hub3E, la liste est la suivante (elle comprend tous les micro-services de la plateforme) :

• SAS d’d’admission –– Candidat sorti du SAS avec mot de passe
• SAS d’d’admission –– Candidat sorti du SAS sans mot de passe
• SAS d’d’admission –– Candidat supprimésupprimé du SAS
• Identifiants –– Renvoi des identifiants au candidat
• Identifiants –– Renvoi des identifiants au contact sociétésociété
• Formation –– Acceptation dans une formation
• Formation –– Refus dans une formation
• Dossiers incomplets –– Relance des dossiers incomplets
• Gestion des évéévénements –– Convocation àà un évéévénement
• Mise en relation –– Offre envoyéenvoyée au candidat
• Mise en relation –– Proposition d’d’un profil candidat àà l'entreprise
• Mise en relation –– L'entreprise propose un rdv au candidat
• Mise en relation –– Notification àà l'éécole lorsqu'un candidat accepte une offre
• Mise en relation –– Notification àà l'éécole lorsqu'un candidat refuse une offre
• Mise en relation –– Notification àà l'éécole lorsque l'entreprise propose un rendez-vous àà un candidat
• Mise en relation –– Notification àà l'éécole lorsque l'entreprise refuse un candidat
• Mise en relation –– Notification àà l'éécole lorsque le candidat accepte le rendez-vous
• Mise en relation –– Notification àà l'éécole lorsque le candidat refus le rendez-vous
• Mise en relation –– Acceptation du rdv par le candidat
• Mise en relation –– Refus du rendez-vous par le candidat
• Identifiants –– Nouvel utilisateur éécole
• CERFA - Relance de l'entreprise pour complécompléter le CERFA
• Mise en relation –– Proposition de profils candidats àà l'entreprise via push CV
• Fiche de renseignements –– Notification lorsque la fiche est complétécomplétée par l'entreprise
• Fiche de renseignements –– Relance de l'entreprise pour complécompléter une fiche de renseignements
• Hub3E Messenger –– Invitation àà un nouveau groupe de discussion
• Hub3E Visio - Inviter des participants
• Hub3E Visio - Modification d'une réréunion par visioconfévisioconférence
• Hub3E Visio - Annulation d'une réréunion par visioconfévisioconférence
• Hub3E Visio - Relance d'une réréunion par visioconfévisioconférence

  

Interface de gestion des modèmodèles

  

CréCréer un email personnalisépersonnalisé

Pour crécréer un email personnalisépersonnalisé, sésélectionnez le template de référéférence.

Vous aurez alors le template par dédéfaut que vous pourrez modifier.

Par exemple :

Vous pouvez personnaliser

• le nom du template,
• l'objet de l'email,
• Et le corps de l'email àà l'aide d'un ééditeur de texte.

Les mots entre crochets sont appeléappelés variables et sont utiliséutilisés par le publipostage pour automatiquement les remplacer avec les valeurs adaptéadaptées pour l'email lors de son envoi.

Pour inséinsérer une variable, cliquez sur Publipostage puis inséinsérer une variable. Vous obtiendrez la liste des variables utilisable pour le template.

Exemple :

Une fois la variable sélectionnésélectionnée, cliquez sur Ajouter la variable àà la template pour l'ajouter.

Lorsque vous avez fini d'ééditer le template, cliquez sur CréCréer.

Important : Une fois le template personnalisépersonnalisé créécréé, vous devrez l'activer.

  

Modifier un template personnalisépersonnalisé

Pour modifier un template existant, sésélectionnez dans le menu des ressources principales le template que vous voulez modifier. Vous disposez des mêmêmes fonctionnalitéfonctionnalités que pour la crécréation d'un template personnalisépersonnalisé pour le modifier.

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton Mettre àà jour.

  

Supprimer un template personnalisépersonnalisé

Pour supprimer un template personnalisépersonnalisé, cliquez sur le bouton Supprimer le template

Attention : toute suppression est dédéfinitive.

  

ParticularitéParticularités de l'ééditeur

  

Ajouter une image dans le template

Pour ajouter une image, vous devez disposer d'un lien (url)URL) d'accèaccès direct et publiquepublic vers votre image.

Vous pouvez par exemple partager un fichier publiquement depuis un Drive. Voici un exemple avec Google Drive : Partagerpartager un fichier depuis Google Drive.

Note pour les utilisateurs expérimentéexpérimentés : L'ééditeur supporte les images formatéformatées en Data URI.

Il est donc possible de mettre une image dans le mail sans passer par de serveur en la convertissant en Base64. Ensuite, il faut appliquer le format requis pour un Data URI :

"data:content/type;base64,image_encodéimage_encodée_en_base64"



Ceci vous permettra éégalement de profiter d'un utilitaire basique de retouche de l'image intégréintégré àà l'ééditeur.

  

Une fois dans l'ééditeur, cliquez sur InséInsérer (1) > Image (2).

  

Vous obtiendrez la modale suivante :

1.	Source de l'image (lien vers l'image)
2.	Description facultative utiliséutilisée lorsque l'image est introuvable (àà ne pas confondre avec la messagerie qui peut bloquer son affichage)
3.	Largeur de l'image en pixel (déterminédéterminée automatiquement lorsque l'image est inséréinsérée dans la source).
4	Longueur de l'image en pixel (déterminédéterminée automatiquement lorsque l'image est inséréinsérée dans la source).
5.	Bouton d'ajout de l'image

Une fois la source de l'image dédéfinie et les paramèparamètres saisis, cliquez sur le bouton enregistrer pour ajouter votre image au template de mail. L'image apparaîapparaîtra dans le template et vous pourrez alors la dédéplacer et la redimensionner àà votre envie.

Exemple :

  

Plus d'informations sur l'administration de votre éécole

Pour plus d'informations sur l'administration de votre éécole, consultez la section suivante de l'e-learning :

Gestion des sites