Import de contacts entreprise

1. Présentation de l'import excel de contacts entreprise

La plateforme HubE3 permet aux administrateurs d'une école d'importer un lot de contacts entreprise en utilisant un fichier excel modèle d'import de contacts entreprise.

Les contacts entreprise importés seront visible dans le menu de navigation latéral sur la gauche le l'interface Hub3E dans l'école pour laquelle ils ont étés importés sur Hub3E.

 

2. Import de contacts entreprise depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import de contacts entreprise Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur Imports / Exports :

Puis cliquez sur Contacts entreprise dans le section Imports du menu déroulant :

 La fonction d'import de contacts entreprise s'affichera dans une modale :

 

3. Structure du modèle d'import de contacts entreprise

Le modèle d'import de contacts entreprise est composé d'un entête sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cet entête est important car il permet d'identifier les colonnes à remplir et ne dois pas être supprimé.

Les données des contacts entreprise à importer sont à remplir à partir de la ligne n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

 

Le modèle excel d'import de contacts entreprise comporte les champs suivants :

La

fonctionducontactentreprise:

Maximum

255caractères

Exemple

:Ingénieurrechercheetdéveloppement

Nom du champ	Champ obligatoire	Colonne dans Excel	Description
SIRET Entreprise	oui	A	Le SIRET de l'entreprise dans laquelle enregistrer le contact entreprise : Dois faire exactement 14 chiffres
Civilité	oui	B	La civilité du contact entreprise à importer parmi les choix suivants : Monsieur Madame Exemple : Monsieur
Nom	oui	C	Le nom du contact entreprise : Maximum 45 caractères Exemple : DURANT
Prénom	oui	D	Le prénom du contact entreprise : Maximum 45 caractères Exemple : Albert
Email	oui	E	L'adresse email de contact du contact entreprise : Maximum 255 caractères Dois être une adresse email valide Ne dois pas comporter de caractères accentués Ne dois pas comporter de majuscules Ne dois pas comporter d'espaces ou de symboles spéciaux (Exemple : €, $, §, ", °, ~, etc...) Exemple : email.valide@gmail.com
Téléphone	non	F	Le numéro de téléphone fixe du contact entreprise : Aucun format imposé Maximum 30 caractères Exemple : 03.33.33.33.33
Portable	non	G	Le numéro de téléphone portable du contact entreprise : Aucun format imposé Maximum 30 caractères Exemple : 06.66.66.66.66
Fonction	non	H

 

4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier excel

L'import de contacts entreprise sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

La phase de contrôle de la validité des données du fichier excel utilisé est la première étape de ce processus.

Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier excel afin de déterminer si il contient des erreurs.

Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :

Le bouton Continuer permet d'importer les enregistrements valides et d'exclure les enregistrements invalides.

Le bouton Abandonner fermera la fonction d'import de contacts entreprise.

Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.

 

5. Phase d'import des données du fichier excel

L'import de contacts entreprise sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

L'import des données du fichier excel utilisé est la deuxième étape de ce processus.

Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver les contacts entreprise importés dans Hub3E.