Micro-service : ParcourSup
Le module ParcourSup permet aux administrateurs d'un centre de formation d'importer les candidatures ParcourSup vers la plateforme Hub3E.
- Présentation du module ParcourSup
- Configuration du module ParcourSup
- Export de candidats depuis la plateforme ParcourSup
- Utilisation du micro-service ParcourSup
- Liaison d'un candidat à ParcourSup
Présentation du module ParcourSup
Présentation de l'import de candidats ParcourSup
Le micro-service ParcourSup permet aux administrateurs école d'importer des candidats en utilisant un fichier JSON au modèle d'import Hub3E candidat généré depuis la plateforme ParcourSup.
Les candidats importés arrivent dans le SAS d'admission de l'école dans laquelle ils ont étés importés et pourront être dédoublonnés dans le SAS Hub3E Ecoles.
Fonctionnement du module ParcourSup
Le module ParcourSup est simple dans son utilisation. En effet, une fois le micro-service activé et configuré, l'administrateur n'a qu'à importer le fichier JSON des candidats ParcourSup depuis l'interface Hub3E. L'import des candidats est automatique.
Modalités d'activation du micro-service ParcourSup
L'activation du micro-service peut être effectuée sur demande auprès de Linkpart.
Contactez commercial@linkpart.com pour plus d'informations.
Plus d'informations sur le micro-service ParcourSup
Pour obtenir plus d'informations sur les fonctionnalités du micro-service ParcourSup, consultez la section suivante de l'e-learning :
Configuration du micro-service ParcourSup
Configuration du module ParcourSup
Introduction
Plusieurs établissements peuvent être configurées pour l'import de candidats ParcourSup, et les formations sur ParcourSup peuvent également être reliées aux formations Hub3E.
En effet, les établissements créés sur ParcourSup étant identifiés à l'aide des codes UAI, Hub3E utilisera ceux-ci pour déterminer la provenance des candidats au moment de l'import ParcourSup. Il en est de même pour les formations souhaitées des candidats.
Ceci permettra alors aux vœux des candidats d'être automatiquement importés sur la plateforme HubE.
Configuration des établissements
Une fois l'interconnexion activée, l'administrateur école peut procéder à la configuration des établissements ParcourSup. L'écran de configuration ParcourSup est disponible dans l'onglet Configuration de votre école, puis sous le nom de ParcourSup.
Un tableau liste les différentes configurations ParcourSup. Ici, l'administrateur école aura la possibilité de créer des établissements, les modifier et les supprimer.
Chaque configuration d'établissement demande des informations nécessaires au bon fonctionnement de l'interconnexion :
- Le nom de l'établissement : Nom correspondant à l'établissement où les candidats ont été exportés
- L'identifiant de connexion ParcourSup : identifiant de connexion à la plateforme ParcourSup
- Le mot de passe de connexion ParcourSup : Mot de passe de connexion à la plateforme ParcourSup
- Le code de l'établissement ParcourSup : Code UAI de l'établissement
Liaisons des formations Hub3E aux formations ParcourSup
Une fois l'interconnexion activée et correctement configuré, un administrateur école peut lier les formation ParcourSup à celle présentes sur Hub3E. Depuis Votre école, l'administrateur pourra dans l'onglet Formation, accéder à la fenêtre de modification de formation en cliquant sur le bouton Détail d'une formation puis en cliquant sur le bouton Modifier.
De là, l'administrateur a accès à la fenêtre de modification d'une formation. Ici, on pourra aisément lier celle-ci à une formation ParcourSup en cliquant sur le bouton Lier la formation à ParcourSup.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors, celle-ci permet alors de lier directement la formation à une formation ParcourSup grâce à 3 codes :
- Le code SISE : Code de la formation sur ParcourSup
- Le code SI : Encore le code de la formation sur ParcourSup
- Le code établissement : Précédemment configuré lors de la configuration des établissements
Ces codes, définis par ParcourSup pour chaque formation et établissement reliés, sont à renseigner dans la plateforme Hub3E pour assurer le bon fonctionnement de l'interconnexion.
Une fois une liaison créée, l'administrateur peut la valider avec le bouton Lier la formation, puis en validant les modifications globales de la formation avec le bouton Modifier de la première fenêtre de modification.
De là, l'import de candidats ParcourSup permettra, en plus d'importer les informations candidats, d'également importer les différents vœux des candidats ParcourSup aux formations Hub3E liées et correspondantes.
Remarque : Il est également possible pour un administrateur de supprimer la liaison d'une formation Hub3E à une formation ParcourSup dans la fenêtre de modification d'une formation.
En effet, lorsque la formation est liée à ParcourSup, le bouton précédemment nommé Lier la formation à Hub3E laisse place au bouton Supprimer la liaison à Hub3E. Cliquer sur celui-ci supprime la liaison ParcourSup, toutefois, cette suppression doit être confirmée avec l'appui du bouton Modifier dans la fenêtre principale de la modification de formation.
Plus d'informations sur le micro-service ParcourSup
Pour obtenir plus d'informations sur les fonctionnalités du micro-service ParcourSup, consultez la section suivante de l'e-learning :
Export de candidats depuis la plateforme ParcourSup
Export de candidats depuis la plateforme ParcourSup
Activation de l'export JSON ParcourSup
L'utilisation du micro-service ParcourSup nécessite l'import d'un fichier de candidats sous format JSON. Les fichiers sont écrits dans des formats spécifiques, et ne seront disponibles qu'avec l'outil d'export ParcourSup. Toutefois, cette outil n'est disponible d'accès que sur demande auprès des équipes ParcourSup. Si l'outil « Export JSON » vous est inaccessible, contactez le service ParcourSup pour demander l'activation de l'export.
Accès à l'export JSON ParcourSup
L'accès à l'export de données candidats sur ParcourSup se fait à travers le menu de navigation de l'application.
Dans l'onglet « Export de données », on pourra accéder au bouton « Export JSON ». Si le menu n'est pas accessible, il est nécessaire de contacter le service ParcourSup et demander l'activation de l'export JSON.
Export JSON ParcourSup
L'export JSON de candidats ParcourSup est simple et rapide.
Une fois dans l'onglet Export JSON, il est nécéssaire de créer un modèle de données. Ce modèle de données doit disposer d'un libellé.
Puis, il faut renseigner à ce modèle les champs de données à exporter. Pour que l'import de candidats ParcourSup fonctionne sur Hub3E, il est nécessaire de sélectionner les champs « Données Candidats », « Baccalauréat » et « Données Vœux ».
Avec le bouton « Enregistrer », on pourra sauvegarder ce modèle d'export de candidats pour ensuite générer d'un clic le fichier JSON souhaité avec le bouton :
Le fichier téléchargé sera alors enregistré sous format JSON (.json) de type modele_base.json, c'est celui-ci qui sera utilisé lors de l'import sur Hub3E.
Plus d'informations sur le micro-service ParcourSup
Pour obtenir plus d'informations sur les fonctionnalités du micro-service ParcourSup, consultez la section suivante de l'e-learning :
Utilisation du micro-service ParcourSup
Utilisation du micro-service ParcourSup
Accéder au micro-service ParcourSup
Pour utiliser l'import de candidats ParcourSup sur Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E Ecoles et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur Outils puis Services Hub3E.
Dans la liste déroulante de Services devrait être affiché le menu ParcourSup, qui lui-même ouvre une liste déroulante de ou des établissements configurés.
En cliquant sur un établissement, on définit sur quel établissement les candidats importés seront enregistrés. Le clic ouvre également une modale d'import.
Import de candidats ParcourSup
La fenêtre d'import de candidats ParcourSup demande uniquement un fichier de type JSON (.json). Ce fichier doit cependant suivre une certaine nomenclature et disposer obligatoirement de plusieurs champs pour que l'import fonctionne :
- Civilité du candidat*
- Nom du candidat*
- Prénom du candidat*
- Date de naissance du candidat*
- Email du candidat*
Il est recommandé de ne pas apporter de modifications au fichier d'import téléchargé depuis ParcourSup. Celui-ci devrait présenter une forme similaire au fichier suivant : modele_base.json.
Une fois le fichier renseigné, appuyer sur le bouton Importer va réaliser une validation du modèle de fichier.
Il est possible que la validation du JSON échoue car le fichier d'import entré n'est pas valide, dans ce cas là, l'import est stoppé pour des raison de sécurité et un message d'erreur s'affichera.
Si le fichier est validé, l'ensemble des données candidats seront ajoutées à Hub3E et les profils créés dans le SAS d'admission. L'import des candidats ParcourSup dans l'établissement choisi est alors réussi.
Plus d'informations sur le micro-service ParcourSup
Pour obtenir plus d'informations sur les fonctionnalités de liaison de candidats ParcouSup du micro-service, consultez la section suivante de l'e-learning :
Liaison de candidats ParcourSup
Liaison d'un candidat à ParcourSup
Liaison d'un candidat à ParcourSup
Une fois l'import terminé, les candidats Hub3E sont liés à leurs données ParcourSup par leurs identifiants ParcourSup. Il est possible pour un administrateur de modifier, supprimer ou même attribuer manuellement un identifiant ParcourSup à un candidat en accédant à leur Profil à 360.
De là, l'administrateur et les recruteurs-placeurs peuvent accéder à la fenêtre de modification en cliquant sur le bouton d'action Lier le candidat sur ParcourSup. L'utilisateur est alors en mesure de modifier la liaison.
