Micro-service : Gestion des événements

Ce micro service permet à une école de créer, gérer et convoquer des candidats à des événements. Ces fonctionnalités principales sont : suivre l’avancement des inscriptions, de l’envoi des convocations jusqu’à la présence ou non des candidats inscrits.

Présentation du microservice Gestion d'événements

Introduction

Le micro-service Gestion d’événements est accessible par les recruteurs placeurs ainsi que les administrateurs école des centres de formation. 

Ce micro service permet de créer des événements, des étapes d'événements ainsi que des types d'événement pour lesquels les utilisateurs pourront inviter des candidats par email. L'apprenant pourra alors accepter ou décliner l'invitation. 

Une fois les convocations terminées, une feuille de présence sera générée.

 

Présentation des entités

Un événement dispose :

- D'un nom (obligatoire)

- D'une adresse (obligatoire)

- D'étapes (un événement doit posséder au minimum une étape)

- D'un type événement (non obligatoire)

Une étape d'événement dispose :

- D'un nom (obligatoire)

- D'une heure de début (obligatoire)

- D'une heure de fin (obligatoire)

- D'un nombre maximum de places (obligatoire)

- D'un Lieu (non obligatoire)

- D'un responsable (non obligatoire)

Un type d'événement dispose : 

- D'un nom (obligatoire)

- D'une ou plusieurs étapes (obligatoire)

 

Présentation du flux de travail pour la création d'un type d'événement

Sur la page d'accueil "type événement" l'utilisateur pourra cliquer sur le bouton "ajouter un type événement".

Il faudra alors renseigner le nom ainsi que les étapes du type d'événement. Si les informations sont validées, le type événement apparaîtra ensuite sur la page d'accueil et sera utilisable pour tous les événements. 

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Présentation du flux de travail pour la création d'un événement

Sur la page d'accueil "événement" l'utilisateur pourra cliquer sur le bouton "ajouter un événement".

Il faudra alors renseigner un nom d'événement, une adresse et un type ou des étapes. Si ces informations sont correctes l'événement apparaîtra sur la page d'accueil.

L'utilisateur pourra alors inscrire les candidats par étape en respectant le nombre maximum de places. Une fois toutes les invitations enregistrées, il pourra lancer les convocations par email. 

Tant que la phase de convocation n'est pas terminée, les apprenants pourront indiquer si oui ou non ils participeront à l'étape de l'événement. 

Une fois les convocations clôturées, la phase d'appel se lance. L'utilisateur pourra dire pour chaque candidat si il a été présent ou non et mettre un commentaire optionnel. 

Une fois l'étape passée et la feuille d'appel remplie, il faudra clôturer l'événement qui restera accessible sur la page d'accueil afin de consulter ultérieurement les feuilles de présence.

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Utilisation Types événements

Liste des Types d'événements

 

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1 - Bouton permettant d'accéder à la page "Création d'un type d'événement"

2 - Bouton permettant d'accéder à la page "Modification d'un type d'événement"

3 - Bouton de suppression d'un type d'événement

 

Création / modification d'un type événement

 

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1 - Intitulé du type d'événement

2 - Bouton d'ajout d'étape

Il n'y a aucune limite de nombre d'étape.

3 - Champs étapes.

4 - Bouton suppression d'une étape

5 - Bouton de création d'un type d'événement

Utilisation Evénements

Liste des événements

 

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1 - Bouton "ajouter un événement", mène vers la page de création d'un événement.

2 - Bouton permettant de déplier la liste des étapes

3 - Bouton "voir un événement", amène l'utilisateur sur la liste des étapes

4 - Bouton "supprimer l'événement"

5 - Bouton "voir une étape" si l’œil est bleu les convocations ne sont pas clôturées, si l’œil est vert les convocations sont déjà terminées

 

Création d'un événement

 

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1 - Champs événements

La sélection d'un type d'événement n'est pas obligatoire. A la sélection d'un type, toutes les étapes précédemment créées sont supprimées et les étapes du type événement sont ajoutées.

L'utilisateur à la possibilité de surcharger toutes les informations des étapes. Cela ne modifiera pas les étapes du type d'événement mais seulement celles de l'événement.

2 - Bouton d'ajout d'étape

Il n'y a aucune limite de nombre d'étape.

3 - Bouton dupliquer les dates 

Ce bouton permet de dupliquer la date de la première étape sur toutes les autres étapes.

4 - Champs d'une étape

5 - Bouton suppression de l'étape

6 - Bouton de création d'événement

 

Liste des étapes

 

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1 - Liste des étapes de l'événement

2 - Bouton permettant d'accéder à la liste des inscrits sur l'ensemble des étapes

3 - Bouton pour consulter la page de détail d'une étape

 

1) Phase d'inscription

 

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1 - Bouton pour retourner sur la vue "liste des étapes"

2 - Nombre de candidats inscrits pour cette étape

3 - Nombre de places maximum pour cette étape

4 - Inscrire en masse des candidats par import excel en renseignant leur ID profil 360 (numéro technique d'un profil candidat)

5 - Enregistrer les convocations

6 - Filtre par campagne (possibilité de sélectionner une ou plusieurs campagnes)

7 - Informations sur les profils candidat

8 - Statut de l'apprenant (Non inscrit / Inscrit / Désinscrit)

9 - Lien vers le profil candidat

10 - Coche pour inscrire l'apprenant

Si la ligne est bleue, c'est que l'apprenant est déjà inscrit. En décochant cette ligne, vous pouvez le désinscrire. Toutes ces actions sont enregistrées dans l'historique de son profil.

Vous ne pouvez pas inviter plus d'apprenants que le nombre de place maximum. Pour en ajouter, il faudra modifier l'étape en augmentant la limite.

 

Mail reçus par le candidat :

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Le mail liste l'ensemble des étapes pour lequel le candidat est inscrit pour un événement.

Il peut en cliquant sur les boutons indiquer si il participe ou non. Sa réponse est également historisée sur son profil à 360.

NB : le modèle du mail est personnalisable par l'Administrateur école, comme tous les mails d'Hub3E Ecole.

 

Liste des inscrits pour un événement :

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1 - Nom de l'étape et informations candidat

2 - Réponse du candidat à la convocation

3 - Bouton de relance. Permet de renvoyer un email la convocation à un candidat

 

2) Phase de convocation

 

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1 - Lancer les convocations envoie un mail aux candidats inscrits. Un seul mail convoque à une ou plusieurs étapes d’un événement.
L’envoi du mail s’effectue uniquement sur les nouveaux inscrits. Seuls les candidats n’ayant jamais reçu d’email de convocation sont alertés par message à chaque clic

2 - Clôturer les convocations » apparaît une fois ces dernières déjà envoyées. Il permet de clore l’envoi des convocations et passer au statut suivant : Faire l’appel

 

3) Phase d'appel

 

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1 - Bouton de sauvegarde de l'appel (possibilité de modifier les informations ultérieurement)

2 - Indicateur de présence / absence

3 - Commentaire sur le candidat (double clique sur cette zone pour pouvoir éditer le commentaire)

 

4) Phase de clôture de l'événement

 

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1 - Clôturer la phase d'appel verrouille les feuilles de présence par étapes et passe l’événement au statut : Terminé

NB : Un événement Terminé reste consultable sans aucune modification possible et peut également être supprimé

 

Schéma du processus de gestion d'un événement

 

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Utilisation Liste des inscriptions

Liste des inscriptions

 

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1 - La liste des inscriptions permet de retrouver tous les candidats inscrits sur tous les événements, quel que soit leur état : inscrit, désinscrit, convoqué, présent ou absent

2 - Voir le profil 360° ouvre le profil du candidat dans un nouvel onglet