Hub3E Ecoles : Imports

Import de candidats

1. Présentation de l'import excel de candidats

La plateforme permet aux administrateurs école d'importer des candidats en utilisant un fichier excel modèle d'import candidat.

Les candidats importés arrivent dans le SAS d'admission de l'école dans laquelle ils ont étés importés et pourront être dédoublonnés dans le SAS Hub3E Ecoles.

 

2. Import de candidats depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import de candidats sur Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E Ecoles et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur Imports / Exports :

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Puis cliquez sur Candidats dans la section Imports du menu déroulant :

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 La fonction d'import candidat s'affichera dans une modale :

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3. Structure du modèle d'import candidats

Le modèle d'import candidats est composé d'une entête sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cette entête est importante car il permet d'identifier les colonnes à remplir et ne dois pas être supprimée.

Les données des candidats à importer sont à remplir à partir de la ligne n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

 

Le modèle Excel d'import candidats comporte les champs suivants :

Nom du champ  Champ obligatoire Colonne dans Excel Description
Civilité oui A

La civilité du candidat à importer parmi les choix suivants :

  • Monsieur
  • Madame

Exemple : Monsieur
Nom oui B

Le nom du candidat :

  • Maximum 45 caractères

Exemple : DURANT
Prénom oui C

Le prénom du candidat :

  • Maximum 45 caractères

Exemple : Albert
Date de naissance oui D

La date de naissance du candidat :

  • Elle peut être un champ excel de type date
  • Elle peut être un champ excel de type texte au format JJ/MM/AAAA

JJ = Le jours de naissance sur deux chiffres

MM = Le mois de naissance sur deux chiffres

AAAA = L'année de naissance sur quatre chiffres

 

Exemple : 13/09/1995
Email oui E

L'adresse email du candidat :

  • Maximum 255 caractères
  • Dois être une adresse email valide
    • Ne dois pas comporter de caractères accentués
    • Ne dois pas comporter de majuscules
    • Ne dois pas comporter d'espaces ou de symboles spéciaux (Exemple : €, $, §, ", °, ~, etc...)

Exemple : email.valide@gmail.com
Téléphone non  F

Le numéro de téléphone fixe du candidat :

  • Aucun format imposé
  • Maximum 30 caractères

Exemple : 03.33.33.33.33
Portable non  G

Le numéro de téléphone portable du candidat :

  • Aucun format imposé
  • Maximum 30 caractères

Exemple : 06.66.66.66.66
Adresse oui H

L'adresse du candidat :

  • Maximum 255 caractères

Exemple : 11-13 Rue des aulnes
Complément d'adresse non  I

Les informations complémentaires de l'adresse du candidat :

  • Maximum 255 caractères

Exemple : Bâtiment C, 1er étage
CP oui J

Le code postal du candidat :

  • Maximum 7 caractères

Exemple : 69760
Ville oui K

La ville du candidat :

  • Maximum 163 caractères

Exemple : Limonest
Pays non L

Le pays de résidence du candidat :

  • Maximum 45 caractères

Exemple : France
Nationalité non M

La nationalité du candidat :

  • Maximum 45 caractères

Exemple : Français
Lieu de naissance non N

Le lieu de naissance du candidat :

  • Maximum 163 caractères

Exemple : Lyon
INE non O

L'identifiant national étudiant du candidat :

  • Maximum 11 caractères
Parcoursup non P

Indique si le candidat est sur Parcoursup parmi les choix suivants :

  • oui
  • non

Exemple : oui

Valeur par défaut, si non renseigné : non
Déjà trouvé une entreprise non Q

Indique si le candidat a trouvé une entreprise pour son alternance :

  • oui
  • non

Exemple : oui

Valeur par défaut, si non renseigné : non
ID Formation(s) Souhaitée(s) non R

Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de toutes les formations à ajouter au profil du candidat :

  • L'identifiant technique de formation est un nombre permettant d'identifier la formation de façon unique sur Hub3E
  • Chaque ID de formation doit être séparé par un saut de ligne dans une même cellule pour affecter plusieurs formations sur un même candidat

Exemple : 

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Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
  • Vous pouvez obtenir la liste des ID de formations en effectuant un export de formations sur Hub3E

ID

Formation(s)
Prioritaire(s)

 

 non S

Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de toutes les formations définies comme prioritaires :

  • L'identifiant technique de formation est un nombre permettant d'identifier la formation de façon unique sur Hub3E
  • Chaque ID de formation doit être séparé par un saut de ligne dans une même cellule pour affecter plusieurs formations sur un même candidat
  • Il est indispensable que les ID présents dans cette colonne soient aussi présents dans la colonne "ID Formation(s) Souhaitée(s)

Exemple : 

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image-1586512426608.png 

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
  • Vous pouvez obtenir la liste des ID de formations en effectuant un export de formations sur Hub3E

Historique

 non T

Un message personnalisé à ajouter dans l'historique du profil du candidat :

  • La cellule peut contenir plusieurs lignes
  • Un commentaire manuel sera inséré dans l'historique du candidat lors de son import dans le SAS Hub3E

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]

Information : les candidats sont dédoublonnées par couple nom + prénom + date de naissance. Si un fichier Excel comporte une ou plusieurs candidats en doublon avec un candidat dans Hub3E ou dans le fichier Excel importé, une erreur sera affichée pour indiquer les candidats en doublon.

4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier Excel

L'import de candidats sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

La phase de contrôle de la validité des données du fichier excel utilisé est la première étape de ce processus.

Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier Excel afin de déterminer s'il contient des erreurs.

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Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier Excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :

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Le bouton Continuer permet d'importer les données valides et d'exclure les lignes invalides.

Le bouton Abandonner fermera la fonction d'import de candidat.

Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.

 

5. Phase d'import des données du fichier excel

L'import de candidats sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

L'import des données du fichier excel est la deuxième étape de ce processus.

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Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver vos candidats importés dans le SAS d'admission, avec la provenance "import-candidats-hub3e".

Import d'entreprises

1. Présentation de l'import excel d'entreprises

La plateforme permet aux administrateurs école d'importer des entreprises en utilisant un fichier excel modèle d'import entreprises.

Les entreprises importés seront visibles dans le menu de navigation latéral gauche, sur "Voir Entreprises", dans l'école pour laquelle elles ont étés importés.

 

2. Import d'entreprises depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import d'entreprises Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur Imports / Exports :

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Puis cliquez sur Entreprises dans la section Imports du menu déroulant :

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 La fonction d'import d'entreprises s'affichera dans une modale :

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3. Structure du modèle d'import d'entreprises

Le modèle d'import d'entreprises est composé d'un entête sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cet entête est important car il permet d'identifier les colonnes à remplir et ne dois pas être supprimé.

Les données des entreprises à importer sont à remplir à partir de la ligne n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

 

Le modèle excel d'import d'entreprises comporte les champs suivants :

Nom du champ  Champ obligatoire Colonne dans Excel Description
SIRET oui A

Le SIRET de l'entreprise :

  • Doit faire exactement 14 chiffres
  • Si une entreprise avec le même SIRET existe déjà dans votre l'école, elle sera indiquée comme doublon, soit un erreur lors de la phase de vérification du fichier excel et ne pourra pas être importée
Raison sociale oui B

La raison sociale de l'entreprise :

  • Maximum 255 caractères 

Exemple : Engineering Partners
Adresse non  C

L'adresse de l'entreprise :

  • Maximum 255 caractères

Exemple : 11-13 Rue des aulnes

Valeur par défaut : [VIDE] (en toute lettres)
Complément d'adresse non  D

Les informations complémentaires de l'adresse de l’entreprise :

  • Maximum 255 caractères

Exemple : Bâtiment C, 1er étage
CP non  E

Le code postal de l'entreprise :

  • Maximum 7 caractères

Exemple : 69760

Valeur par défaut : [VIDE] (en toute lettres)
Ville non  F

La ville de l'entreprise :

  • Maximum 163 caractères

Exemple : Limonest

Valeur par défaut : [VIDE] (en toute lettres)
Téléphone non G

Le téléphone de l'entreprise :

  • Maximum 30 caractères

Exemple : 03.33.33.33.33
Mail non H

L'adresse email de contact de l'entreprise :

  • Maximum 255 caractères
  • Dois être une adresse email valide
    • Ne dois pas comporter de caractères accentués
    • Ne dois pas comporter de majuscules
    • Ne dois pas comporter d'espaces ou de symboles spéciaux (Exemple : €, $, §, ", °, ~, etc...)

Exemple : email.valide@gmail.com
Site web non I

L'URL vers le site web de l'entreprise :

  • Maximum 2083 caractères

Exemple : https://www.hub3e.com
Historique non J

Un message personnalisé à ajouter dans le suivi commercial de l'entreprise :

  • La cellule peut contenir plusieurs lignes
  • Un commentaire manuel sera inséré dans le suivi commercial de l'entreprise lors de son import

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
Active non K

Le statut actif ou inactif de l'entreprise qui sera importée parmi les choix suivants:

  • active
  • inactive

Exemple : active

Valeur par défaut : active
Gestionnaire de compte non L

Un identifiant technique (aussi appelé ID) du gestionnaire de compte à ajouter à l'entreprise :

  • L'identifiant technique du gestionnaire de compte est un nombre permettant d'identifier utilisateur école de façon unique sur Hub3E

Exemple : 1

Astuce :

  • Vous pouvez obtenir la liste des ID de gestionnaire de compte en effectuant un export des utilisateurs école de votre école

Information : les entreprises sont dédoublonnées par leur SIRET. Si un fichier Excel comporte une ou plusieurs entreprises en doublon avec une entreprise dans Hub3E ou dans le fichier Excel importé, une erreur sera affichée pour indiquer les entreprises en doublon.

4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier excel

L'import d'entreprises sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

La phase de contrôle de la validité des données du fichier excel utilisé est la première étape de ce processus.

Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier excel afin de déterminer s'il contient des erreurs.

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Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :

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Le bouton Continuer permet d'importer les données valides et d'exclure les lignes invalides.

Le bouton Abandonner fermera la fonction d'import d'entreprises.

Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.

 

5. Phase d'import des données du fichier excel

L'import d'entreprises sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

L'import des données du fichier excel est la deuxième étape de ce processus.

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Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver les entreprises importés dans Hub3E Ecoles, via le menu latéral gauche "Voir entreprises".

 

Import de contacts entreprise

1. Présentation de l'import excel de contacts entreprise

La plateforme HubE3 permet aux administrateurs d'une école d'importer un lot de contacts entreprise en utilisant un fichier excel modèle d'import de contacts entreprise.

Les contacts entreprise importés seront visible dans le menu de navigation latéral sur la gauche le l'interface Hub3E dans l'école pour laquelle ils ont étés importés sur Hub3E.

 

2. Import de contacts entreprise depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import de contacts entreprise Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur Imports / Exports :

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Puis cliquez sur Contacts entreprise dans le section Imports du menu déroulant :

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 La fonction d'import de contacts entreprise s'affichera dans une modale :

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3. Structure du modèle d'import de contacts entreprise

Le modèle d'import de contacts entreprise est composé d'un entête sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cet entête est important car il permet d'identifier les colonnes à remplir et ne dois pas être supprimé.

Les données des contacts entreprise à importer sont à remplir à partir de la ligne n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

 

Le modèle excel d'import de contacts entreprise comporte les champs suivants :

Nom du champ  Champ obligatoire Colonne dans Excel Description
SIRET Entreprise oui A

Le SIRET de l'entreprise dans laquelle enregistrer le contact entreprise :

  • Dois faire exactement 14 chiffres
  • Le SIRET dois être valide et correspondre à celui d'une entreprise sur Hub3E.
  • Si un contact a le même nom + prénom + siret entreprise il sera considéré comme un doublon et sera indiqué en erreur au moment de la phase de vérification de validité du fichier excel?
Civilité oui B

La civilité du contact entreprise à importer parmi les choix suivants :

  • Monsieur
  • Madame

Exemple : Monsieur
Nom oui C

Le nom du contact entreprise :

  • Maximum 45 caractères

Exemple : DURANT
Prénom oui D

Le prénom du contact entreprise :

  • Maximum 45 caractères

Exemple : Albert
Email oui E

L'adresse email de contact du contact entreprise :

  • Maximum 255 caractères
  • Dois être une adresse email valide
    • Ne dois pas comporter de caractères accentués
    • Ne dois pas comporter de majuscules
    • Ne dois pas comporter d'espaces ou de symboles spéciaux (Exemple : €, $, §, ", °, ~, etc...)

Exemple : email.valide@gmail.com
Téléphone non F

Le numéro de téléphone fixe du contact entreprise :

  • Aucun format imposé
  • Maximum 30 caractères

Exemple : 03.33.33.33.33
Portable non G

Le numéro de téléphone portable du contact entreprise :

  • Aucun format imposé
  • Maximum 30 caractères

Exemple : 06.66.66.66.66
Fonction non H

La fonction du contact entreprise :

  • Maximum 255 caractères

Exemple : Ingénieur recherche et développement

Information : les contacts entreprises sont dédoublonnées par couple SIRET de l'entreprise + nom + prénom. Si un fichier Excel comporte un ou plusieurs contacts entreprises en doublon avec un contact entreprise dans Hub3E ou dans le fichier Excel importé, une erreur sera affichée pour indiquer les contacts entreprises qui sont en doublon.

4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier excel

L'import de contacts entreprise sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

La phase de contrôle de la validité des données du fichier excel utilisé est la première étape de ce processus.

Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier excel afin de déterminer s'il contient des erreurs.

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Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :

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Le bouton Continuer permet d'importer les enregistrements valides et d'exclure les enregistrements invalides.

Le bouton Abandonner fermera la fonction d'import de contacts entreprise.

Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.

 

5. Phase d'import des données du fichier excel

L'import de contacts entreprise sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

L'import des données du fichier excel est la deuxième étape de ce processus.

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Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver les contacts entreprise importés dans Hub3E.

Import de missions

1. Présentation de l'import excel de missions

La plateforme HubE3 permet aux administrateurs d'une école d'importer un lot de missions en utilisant un fichier excel modèle d'import de missions.

Les missions importés seront visible dans le menu de navigation latéral sur la gauche le l'interface Hub3E dans l'école pour laquelle elles ont étés importées sur Hub3E.

Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs ayant le rôle Administrateur école.

 

2. Import de missions depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import de missions Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur Imports / Exports :

image-1586524575888.png

Puis cliquez sur Missions dans le section Imports du menu déroulant :

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 La fonction d'import de missions s'affichera dans une modale :

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3. Structure du modèle d'import de missions

Le modèle d'import de missions est composé d'un entête sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cet entête est important car il permet d'identifier les colonnes à remplir et ne doit pas être supprimé.

Les données des missions à importer sont à remplir à partir de la ligne n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

 

Le modèle excel d'import de missions comporte les champs suivants :

Nom du champ  Champ obligatoire Colonne dans Excel Description
SIRET oui A

Le SIRET de l'entreprise dans laquelle enregistrer la mission :

  • Doit faire exactement 14 chiffres

Exemple : 12345678901234
Intitulé Offre oui B

L'intitulé de la mission :

  • Maximum 255 caractères

Exemple : Alternance - entretient d'une centrale nucléaire
Descriptif non C

Le descriptif de la mission :

  • La cellule peut contenir plusieurs lignes

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
Profil non D

Le profil recherché pour la mission :

  • La cellule peut contenir plusieurs lignes

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
Nombre de postes oui E

Le nombre de poste(s) à pourvoir de la mission :

  • Doit être un nombre
  • Minimum 1
  • Maximum 1000

Exemple : 2
Date de début oui F

La date de début de la mission :

  • Elle peut être un champ excel de type date
  • Elle peut être un champ excel de type texte au format JJ/MM/AAAA

JJ = Le jours de naissance sur deux chiffres

MM = Le mois de naissance sur deux chiffres

AAAA = L'année de naissance sur quatre chiffres

 

Exemple : 15/05/2021
Date de fin non G

La date de fin de la mission :

  • Elle peut être un champ excel de type date
  • Elle peut être un champ excel de type texte au format JJ/MM/AAAA

JJ = Le jours de naissance sur deux chiffres

MM = Le mois de naissance sur deux chiffres

AAAA = L'année de naissance sur quatre chiffres

 

Exemple : 15/05/2022
Type de contrat non H

Le(s) type(s) de contrat de la mission à importer parmi les choix suivants :

  • contrat d'apprentissage
  • contrat de professionnalisation
  • stage
  • stage alterné

Contraintes :

  • Chaque type de contrat doit être séparé par un saut de ligne à l’intérieur de la cellule excel

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]

Exemple : contrat de professionnalisation
Permis obligatoire non I

Indique si le permis est obligatoire pour pouvoir postuler à cette mission parmi les choix suivants :

  • oui
  • non

Exemple : oui
Adresse oui J

L'adresse de la mission :

  • Maximum 255 caractères

Exemple : 11-13 Rue des aulnes
Complément d'adresse non K

Les informations complémentaires de l'adresse de la mission :

  • Maximum 255 caractères

Exemple : Bâtiment C, 1er étage
CP oui L

Le code postal de la mission :

  • Maximum 7 caractères

Exemple : 69760
Ville oui M

La ville de la mission :

  • Maximum 163 caractères

Exemple : Limonest
ID Formation(s) non N

Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de toutes les formations à ajouter à la mission :

  • L'identifiant technique de formation est un nombre permettant d'identifier la formation de façon unique sur Hub3E
  • Chaque ID de formation doit être séparé par un saut de ligne dans une même cellule pour une même mission

Exemple : 

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Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
  • Vous pouvez obtenir la liste des ID de formations en effectuant un export de formations sur Hub3E
Historique non O

Un message personnalisé à ajouter dans l'historique de la mission :

  • La cellule peut contenir plusieurs lignes
  • Un commentaire manuel sera inséré dans l'historique de la mission lors de son import dans Hub3E

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]

Information : les missions sont dédoublonnées par couple SIRET + intitulé de la mission. Si un fichier Excel comporte une ou plusieurs missions en doublon avec une mission dans Hub3E ou dans le fichier Excel importé, une erreur sera affichée pour indiquer les missions qui sont en doublon.

4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier excel

L'import de missions sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

La phase de contrôle de la validité des données du fichier excel utilisé est la première étape de ce processus.

Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier excel afin de déterminer s'il contient des erreurs.

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Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :

image-1586876125697.png

Le bouton Continuer permet d'importer les enregistrements valides et d'exclure les enregistrements invalides.

Le bouton Abandonner fermera la fonction d'import de missions .

Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.

 

5. Phase d'import des données du fichier excel

L'import de missions sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

L'import des données du fichier excel est la deuxième étape de ce processus.

image-1586876160934.png

Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver les missions importées dans Hub3E.

Import de formations

1. Présentation de l'import excel de formations

La plateforme HubE3 permet aux administrateurs d'une école d'importer un lot de formations en utilisant un fichier excel modèle d'import de formations.

Les formations importés seront visible dans l'école qui les a importée. Pour cela, utilisez le menu de navigation supérieur et cliquez sur la rubrique Votre école puis dans la page qui s'affiche cliquez sur l'onglet Formations.

Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs ayant le rôle Administrateur école.

 

2. Import de formations depuis l'interface Hub3E Ecoles

Pour utiliser l'import de formations Hub3E, connectez-vous avec un compte administrateur école à Hub3E et dans le menu de navigation supérieur cliquez sur Imports / Exports :

image-1586524575888.png

Puis cliquez sur Formations dans le section Imports du menu déroulant :

image-1586934172134.png

 La fonction d'import de formations s'affichera dans une modale :

image-1586934225559.png

 

3. Structure du modèle d'import de Formations

Le modèle d'import de formations est composé d'un entête sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cet entête est important car il permet d'identifier les colonnes à remplir et ne doit pas être supprimé.

Les données des formations à importer sont à remplir à partir de la ligne n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

 

Le modèle excel d'import de formations comporte les champs suivants :

Nom du champ  Champ obligatoire Colonne dans Excel Description
Intitulé formation oui A

L'intitulé de la formation :

  • Maximum 255 caractères

Exemple : BTS soudeur industriel
Descriptif non  B

Le descriptif de la formation :

  • Maximum 2000 caractères
  • La cellule peut contenir plusieurs lignes

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
  •  
Nb de places max non C

Le nombre de places disponibles sur la formation :

  • Minimum 0

Exemple : 20
ID Domaine oui D

Liste d'identifiant(s) technique(s) (aussi appelé ID) de tous les domaines à ajouter à la formation :

  • Doit comporter 1 domaine au minimum
  • L'identifiant technique du domaine de formation est un nombre permettant d'identifier le domaine de façon unique sur Hub3E
  • Chaque ID de domaine doit être séparé par un saut de ligne dans une même cellule pour une même formation

Exemple :

                            image-1586935192562.png

                            image-1586512426608.png

Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
  • Vous pouvez obtenir la liste des ID de domaines en effectuant un export de la liste des domaines sur Hub3E
CV obligatoire non E

Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type CV à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.

 

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

  • oui
  • non

Exemple : oui

 

Une colonne vide correspondra à la valeur non par défaut.
Lettre de motivation obligatoire non F

Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type lettre de motivation à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.

 

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

  • oui
  • non

Exemple : oui

 

Une colonne vide correspondra à la valeur non par défaut.
Diplôme obligatoire non G

Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type diplôme/justificatif d'obtention à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.

 

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

  • oui
  • non

Exemple : oui

 

Une colonne vide correspondra à la valeur non par défaut.
Bulletin de notes obligatoire non H

Indique si le candidat doit obligatoirement ajouter un document de type bulletin de notes à son profil à 360 pour que son dossier soit considéré comme complet pour cette formation.

 

La colonne peut contenir les valeurs suivantes :

  • oui
  • non

Exemple : oui

 

Une colonne vide correspondra à la valeur non par défaut.
Lien de la vidéo de présentation non I

Permet de stocker un lien vers une vidéo de présentation pour la formation :

  • Maximum 2083 caractères
Lien de la fiche de présentation non J

Permet de stocker un lien vers un document ou une page internet de présentation d'une formation :

  • Maximum 2083 caractères
Code RNCP non K

Permet de stocker le code RNCP officiel de la formation qui sera utilisé pour préremplir les Cerfa :

  •  8 caractères
Code diplôme non L

Permet de stocker le code diplôme officiel de la formation qui sera utilisé pour préremplir les Cerfa :

  • Maximum 8 caractères
ID Responsable de formation non M

Permet d'associer un utilisateur école responsable de la formation en indiquant son ID dans la colonne :

  • L'identifiant technique d'un utilisateur école est un nombre permettant d'identifier un utilisateur école de façon unique sur Hub3E
  • La colonne doit être entièrement vide ou doit contenir l'ID d'un utilisateur école valide.

Astuce :

  • Pour obtenir l'ID d'un utilisateur école, effectuez un export des utilisateurs écoles de votre centre de formation en affichant la colonne Id.
Année d'entrée non N

Permet d'ajouter une ou plusieurs années d'entrées à une formation au moment de l'import :

  • Doit être entièrement vide ou doit contenir le nom de chaque année d'entrée à ajouter ou doit être vide.
  • Chaque année d'entrée doit être séparée par un saut de ligne dans la même cellule pour une même formation.

Exemple :

image-1607517725831.png

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 Astuces :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule Excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
ID Site non O

Permet d'ajouter un ou plusieurs sites à une formation au moment de son import :

  • Doit être entièrement vide ou doit contenir l'identifiant technique d'un site de votre centre de formation.
  • Chaque ID de site doit être séparé par un saut de ligne dans la même cellule pour une même formation
  • L'identifiant technique d'un site de formation est un nombre permettant d'identifier le site de façon unique sur Hub3E

Exemple :

image-1607518005554.png

image-1607518010823.png

 Astuce :

  • Pour ajouter un saut de ligne dans une cellule excel, utilisez la combinaisons de touches : ALT + ENTRÉE. [ALT + ⏎]
  • Vous pouvez obtenir la liste des ID de sites en effectuant sur Hub3E un export des sites en incluant la colonne Id

Information : les formations sont dédoublonnées par leur intitulé. Si un fichier Excel comporte une ou plusieurs formations en doublon par leur intitulé avec une formation dans Hub3E ou dans le fichier Excel importé, une erreur sera affichée pour indiquer les formations qui sont en doublon.

4. Phase de contrôle de la validité des données du fichier excel

L'import de formations sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

La phase de contrôle de la validité des données du fichier excel utilisé est la première étape de ce processus.

Lors de la phase de contrôle des données, la plateforme analysera le fichier excel afin de déterminer s'il contient des erreurs.

image-1586937831811.png

Si le fichier excel contient des erreurs, une fenêtre contenant la ligne du fichier excel ainsi que la colonne en erreur et la nature de l'erreur sera affichée :

image-1586937948567.png

Le bouton Continuer permet d'importer les enregistrements valides et d'exclure les enregistrements invalides.

Le bouton Abandonner fermera la fonction d'import de formations.

Si le fichier excel ne contient pas d'erreur, il sera importé automatiquement.

 

5. Phase d'import des données du fichier excel

L'import de formations sur Hub3E s’effectue en deux étapes successives.

L'import des données du fichier excel est la deuxième étape de ce processus.

image-1586937881925.png

Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver les formations importés dans Hub3E.

Import d'utilisateurs école

1. Présentation du service d'import d'utilisateurs école à la demande

La plateforme HubE3 permet à Linkpart d'importer à la demande des lots de comptes utilisateurs dans une école en utilisant un fichier excel modèle d'import d'utilisateurs école.

Les utilisateurs importés seront visible dans l'école dans laquelle ils ont étés importés.

Pour consulter la liste des utilisateurs de votre école, en tant qu'administrateur école, utilisez le menu de navigation supérieur et cliquez sur la rubrique Votre école puis dans la page qui s'affiche cliquez sur l'onglet Utilisateur école.

 

2. Structure du modèle d'import d'utilisateurs école

Le modèle d'import de formations est composé d'un entête sur la ligne n°1 du fichier Excel. Cet entête est important car il permet d'identifier les colonnes à remplir et ne dois pas être supprimé.

Les données des utilisateurs à importer sont à remplir à partir de la ligne n°2 dans le fichier excel juste en dessous de l'entête.

 

Le modèle excel d'import de formations comporte les champs suivants :

Nom du champ  Champ obligatoire Colonne dans Excel Description
Civilité oui A

La civilité de l'utilisateur école à importer parmi les choix suivants :

  • Monsieur
  • Madame

Exemple : Monsieur
Nom oui B

Le nom de l'utilisateur école :

  • Maximum 45 caractères

Exemple : DURANT
Prénom oui C

Le nom de l'utilisateur école :

  • Maximum 45 caractères

Exemple : Albert
Email oui D

L'adresse email de l'utilisateur école :

  • Maximum 255 caractères
  • Dois être une adresse email valide
    • Ne dois pas comporter de caractères accentués
    • Ne dois pas comporter de majuscules
    • Ne dois pas comporter d'espaces ou de symboles spéciaux (Exemple : €, $, §, ", °, ~, etc...)

Exemple : email.valide@gmail.com
Téléphone oui E

Le numéro de téléphone de l'utilisateur école:

  • Aucun format imposé
  • Maximum 30 caractères

Exemple : 03.33.33.33.33
User Name oui F

L'identifiant de connexion de l'utilisateur école :

  • Maximum 100 caractères

Exemple : albert.durant
Role oui G

Le rôle de l'utilisateur école à importer parmi les choix suivants :

  • ROLE_RECRUTEUR
  • ROLE_ADMIN_ECOLE

Exemple : ROLE_RECRUTEUR

 

3. Service à la demande

L'import d'utilisateur école ne peut être effectué que par demande auprès de Linkpart en fournissant un modèle d'import remplis avec les informations des comptes que vous souhaitez importer.

Pour demander un import d'utilisateurs par lot :

Contactez commercial@linkpart.com pour plus d'informations.

Une fois cette étape terminée, vous pourrez retrouver les utilisateurs école importés dans Hub3E.