Hub3E Ecoles : Entreprises
Ce chapitre décrit les procédures permettant à un centre de formation de gérer les entreprises.
- Généralités
- Créer une entreprise
- Gérer une entreprise
- Gérer les contacts
- Documents
- Statistiques des missions de l'entreprise
- Autres éléments d'une entreprise
Généralités
Introduction
Dans Hub3E, une entreprise est une ressource qui permet à une école de centraliser toutes les informations liées à une entreprise ainsi que les missions de l'entreprise. Pour plus de détails sur les missions, veuillez consulter la section Hub3E Ecoles : Missions.
Hub3E permet aux centres de formation d'ajouter des entreprises depuis des sources diverses (API, import, saisie manuelle ainsi que via le microservice Prospection Automatisée).
Informations générales
Onglet « Informations générales »
L'onglet « informations générales » est composé de deux parties.
La partie à gauche représente les informations définies et modifiables par l'école.
Les champs obligatoires sont les suivants :
Le SIRET n'est pas modifiable directement, car il sert d'identifiant et de clé de dédoublonnage pour les entreprises.
Pour enregistrer les changements effectués dans les champs, cliquez sur Sauvegarder les informations, un message de succès s'affichera en haut à droite de votre écran une fois les modifications prises en compte.
La partie de droite affiche les données obtenues depuis la Master Base de Données des entreprises de France.
Vous avez trois boutons à votre disposition :
- Voir l'établissement dans Google Maps : permets d'ouvrir Google Maps dans un nouvel onglet avec l'adresse de l'entreprise.
- Voir sur societe.com : permets d'ouvrir la page societe.com de l'entreprise dans un nouvel onglet.
- Trouver des contacts : permets d'effectuer une recherche Google facilitant la découverte de nouveaux contacts.
Plus d'informations sur les entreprises
Pour plus d'informations sur les entreprises, consultez la section suivante de l'e-learning :
Créer une entreprise
Introduction
Une entreprise peut être créée depuis plusieurs sources :
- Par le formulaire de création d'entreprise,
- Par une Landing page de dépôt de mission (création automatique de l'entreprise si elle n'existe pas),
- Par le microservice Prospection Automatisée,
- Ou par un développement spécifique de l'école en utilisant l'API REST Hub3E.
Pour plus d'informations concernant les Landing pages, veuillez consulter la section suivante : Hub3E Ecoles : Landing Pages
Pour plus d'informations sur le microservice Prospection Automatisée, veuillez consulter la section suivante : Micro-service : Placement automatisé
Pour plus d'informations concernant l'utilisation de notre API, veuillez contacter Link Part à l'adresse support@linkpart.com.
Créer une entreprise depuis le formulaire Hub3E
Pour créer un candidat depuis le formulaire, sélectionnez Ressources dans le menu de navigation supérieur puis Ajouter Entreprise :
Vous obtiendrez alors la modale de création d'entreprise :
Pour faciliter le remplissage d'une entreprise, vous pouvez saisir le département puis saisir le nom de l'entreprise. Des suggestions provenant de la Base de données officielle des entreprises de France apparaîtront juste en dessous du champ Raison sociale :
Cette suggestion permet de remplir automatiquement plusieurs champs du formulaire.
Si aucun résultat n'est trouvé, un lien vous permettra de faire automatiquement la recherche dans Google.
Le SIRET permet d'autocompléter la plupart des informations de l'entreprise via l'utilisation de la Base de données officielle des entreprises de France.
Il est très important d'utiliser un SIRET qui existe.
exemple :
Une fois les données remplies, veuillez cliquer sur le bouton Ajouter. Un message de succès confirmera la création de l'entreprise dans votre école.
Plus d'informations sur les entreprises
Pour plus d'informations sur les entreprises, consultez la section suivante de l'e-learning :
Gérer une entreprise
Modifier une entreprise
Pour modifier une entreprise, rendez-vous sur l'onglet des informations d'une entreprise, puis éditez les champs nécessaires.
Une fois vos modifications terminées, cliquez sur le bouton Sauvegarder les informations situé en bas de la page.
Rappel : Le SIRET n'est pas modifiable directement, car il sert d'identifiant et de clé de dédoublonnage pour les entreprises.
Supprimer une entreprise
Pour supprimer une entreprise, il faut cliquer sur le bouton Supprimer l'entreprise situé dans le menu d'actions.
Une modale vous demandera de confirmer votre décision.
Attention : toute suppression est définitive.
Vous perdrez toutes les informations de l'entreprise (dont les contacts et toutes les missions)
Plus d'informations sur les entreprises
Pour plus d'informations sur les entreprises, consultez la section suivante de l'e-learning :
Gérer les contacts
Introduction
Dans Hub3E les contacts permettent de regrouper les informations de communication avec le personnel de l'entreprise. Ils sont également associés à des missions et peuvent disposer, si l'école le souhaite, de leur espace dédié à votre école sur Hub3E Entreprises.
Les contacts peuvent provenir de plusieurs sources : Une landing page de dépôt d'offre, un développement spécifique de l'école ou depuis le formulaire de création de contact d'une entreprise.
Pour accéder à l'interface de gestion des contacts d'une entreprise, veuillez accéder à l'entreprise dans Hub3E puis cliquer sur l'onglet Contacts.
Vous obtiendrez alors la liste des contacts de l'entreprise :
Par défaut, cette liste apparaîtra en mode réduit, vous devrez cliquer sur Détail pour chaque contact sur lequel vous désirez voir les détails.
Si vous autorisez un contact créé grâce à une landing page publique à accéder à vos informations, vous ne pourrez pas revenir sur cette décision.
Créer un contact
Pour créer un contact, utilisez le bouton Ajouter un contact dans le menu d'actions d'une entreprise.
Vous obtiendrez la modale de création d'un contact
Une fois toutes les informations remplies, cliquez sur Ajouter pour créer le contact. Un message de succès apparaîtra en haut à droite de l'écran dès que le contact sera créé.
Modifier un contact
Pour modifier un contact, rendez-vous dans l'interface de gestion des contacts, sélectionnez le contact à modifier en cliquant sur le bouton Détail puis éditez les informations que vous voulez modifier puis cliquez sur le bouton Sauvegarder.
Particularité : Pour modifier le nom ou le prénom du contact, vous devez utiliser le bouton d'édition du nom et du prénom d'un contact :
Attention : chaque compte utilisateur d'Hub3E est unique et le dédoublonnage des contacts s'effectue grâce aux champs Nom, Prénom et SIRET de l'entreprise.
Cette modification peut engendrer la création d'un nouveau compte ou la modification d'un compte existant.
Si un compte utilisateur disposant de ces informations existe déjà, la modification ne pourra pas s'effectuer.
Supprimer un contact
Pour supprimer un contact, rendez-vous dans l'interface de gestion des contacts, sélectionnez le contact à supprimer en cliquant sur le bouton Détail puis cliquez sur le bouton Supprimer.
Attention : toute suppression est définitive.
Plus d'informations sur les entreprises
Pour plus d'informations sur les entreprises, consultez la section suivante de l'e-learning :
Documents
Introduction
L'onglet Document d'une entreprise permet de recenser les documents liés à l'entreprise.
On retrouve les documents internes et les documents dynamiques.
Règle pour l'ajout de documents : Tous les types de fichiers sont acceptés (images, document Word…) dans la limite de 10 Mo par fichier.
Documents internes
Les documents internes sont des documents dits « classiques ».
Le bouton plus en bleu permet d'ajouter un document.
Le bouton poubelle en rouge permet de supprimer un document.
Pour télécharger le document, cliquez sur le nom de fichier du document, ici « test_document.pdf ».
Attention : toute suppression est définitive.
Documents dynamiques
La gestion des documents dynamique est similaire à celle des documents classiques dans l'interface de gestion des documents :
Le bouton plus en bleu permet d'ajouter un document.
Le bouton poubelle en rouge permet de supprimer un document.
Pour visionner le document dans PDFTron, cliquez sur le nom de fichier du document, ici « test_document.pdf ».
Pour plus d'informations sur les documents dynamiques, veuillez consulter la section : Hub3E Ecoles : Documents dynamiques.
Attention : toute suppression est définitive.
Plus d'informations sur les entreprises
Pour plus d'informations sur les entreprises, consultez la section suivante de l'e-learning :
Statistiques des missions d'une entreprise
Statistiques des missions de l'entreprise
Introduction
Le dernier onglet de l'interface d'une entreprise permet d'afficher les statistiques des missions de l'entreprise. Pour plus de détail sur la ressource Mission, veuillez consulter la section suivante : Hub3E Ecoles : Missions.
L’onglet « Missions » permet de retrouver toutes les offres de missions liées à cette entreprise
En cliquant sur une « rubrique », les missions apparaissent :
- La « loupe » ouvre l’offre de mission
- Le « stylo » permet de modifier les informations de la mission
- La « pastille » change de statut de la mission : active ou inactive
- La « corbeille » supprime l’offre de mission
Attention : toute suppression est irréversible
Cet onglet permet d'afficher les statistiques de ces missions selon plusieurs statuts :
-
Active et Sans Contact : la mission ne dispose pas de contact référent, des mises en relation ne peuvent donc pas être effectuées.
-
Active et Sans Formation : la mission ne dispose pas de formation(s) liée(s), des mises en relation ne peuvent donc pas être effectuées.
-
A pourvoir : la mission est complète, des mises en relation peuvent être effectuées.
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Pourvue : le nombre de postes à pouvoir est égal à zéro, car un/des candidat(s) est/sont placé(s) sur cette offre.
-
Inactive : la mission est inactive, aucune mise en relation ne peut être effectuée.
Plus d'informations sur les entreprises
Pour plus d'informations sur les entreprises, consultez la section suivante de l'e-learning :
Autres éléments d'une entreprise
Autres éléments d'une entreprise
Menu d'actions
Voici la liste des actions qui n'ont pas été décrites dans les rubriques précédentes :
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Désactiver
Pour la réactiver, il suffit de cliquer sur Activer (qui sera affiché à la place de Désactiver). |
Suivi commercial
Pour plus de détails sur le suivi commercial, consultez la section : Suivi commercial.
Menu de navigation des ressources principales
Pour plus de détails sur le menu de navigation des ressources principales, consultez la section : Hub3E Ecoles : Menu des ressources principales.