Hub3E Ecoles : Administrer une école
Ce chapitre contient les procédures pour prendre en main et configurer une école sur Hub3E. Ceci est destiné aux utilisateurs ayant le rôle Administrateur Ecole.
- Informations de l'école
- Gestion des formations
- Gestion des utilisateurs école
- Configuration du Profil à 360
- Configuration des statuts internes
- Configuration des campagnes
- Mises à jour de masse
- Gestion des modèles de mails
- Gestion des sites
- Autres configurations
Informations de l'école
Introduction
L'école est la base de l'utilisation d'Hub3E.
Seuls les utilisateurs ayant le rôle d'Administrateur école peuvent accéder aux paramètres de leur école.
Dans l'offre standard d'Hub3E, ce paramétrage permet d'effectuer les actions suivantes :
- Gérer les informations générales de l'école
- Gérer les utilisateurs
- Gérer les formations
- Gérer les campagnes
- Gérer les options des ressources principales
- Gérer les documents dynamiques
- Gérer les imports et mises à jour de masse de ressources
- Modifier les modèles d'emails
Il est possible de paramétrer plus de fonctionnalités en fonction des micro-services dont dispose le centre de formation.
Présentation de l'interface d'administration d'une école
Pour accéder à l'interface, il faut cliquer sur le bouton Votre école dans le menu de navigation.
Cet écran permet d'accéder à toutes les informations et ressources de l'école. L'interface est composée de plusieurs sections :
| 1. |
Bouton "Votre école". |
| 2. |
Informations générales. |
| 3. |
Onglets de travail. Ici l'onglet ouvert est l'onglet Informations |
| 4. |
Boutons d'actions rapides. Chaque action sera détaillée plus tard. |
Informations de l'école
Cet onglet reprend les informations générales de l'école.
Ces informations sont séparées en deux catégories :
- À gauche, les éléments renseignés lors de sa création sont consultables et modifiables en cliquant sur le bouton Enregistrer les informations.
- À droite, on retrouve des informations sur l'école, remontées automatiquement depuis la Master Base de Données des SIRET de France. Ces informations sont uniquement consultables.
Plus d'informations sur l'administration de votre école
Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :
Gestion des formations
Onglet "Formations" de votre école
Cet onglet est composé de la liste des formations de votre école.
Il est possible d'afficher les détails d'une formation en cliquant sur le bouton Détail à droite.
En plus de la description, trois boutons feront leur apparition:
- Supprimer qui supprimera la description.
- Modifier qui ouvrira la modale de modification d'une formation
- Dupliquer qui duplique la formation et demande le nom de la formation dupliquée.
Attention : toute suppression est définitive.
Créer une formation
Pour créer une formation, une fois sur l'interface de paramétrage de votre école (accessible en cliquant sur le bouton Votre école du menu de navigation supérieur), il faut utiliser le bouton Ajouter une formation en utilisant le menu d'actions rapides sur la droite de l'écran.
Après avoir cliqué, la modale de création de formation va apparaître.
Les icônes plus permettent de rajouter un champ de saisie pour la catégorie désignée et les icônes corbeille permettent de supprimer le champ de saisie.
Note : d'autres éléments peuvent apparaître en fonction des micro-services activés pour votre école.
Une fois la formation saisie, cliquez sur Ajouter pour l'enregistrer.
Modifier une formation
Pour modifier une formation, il faut se rendre sur l'onglet Formations de votre école, puis cliquer sur Détail, puis cliquer sur le bouton Modifier.
Une modale d'édition s'ouvrira et contiendra les mêmes champs que la modale de création de formation.
Une fois les modifications terminées, cliquez sur Modifier pour enregistrer vos modifications.
Supprimer une formation
Pour modifier une formation, il faut se rendre sur l'onglet Formations de votre école, puis cliquer sur Détail, puis cliquer sur le bouton Supprimer.
Attention : toute suppression est définitive.
Plus d'informations sur l'administration de votre école
Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :
Gestion des utilisateurs école
Gestion des utilisateurs école
Introduction
Il existe deux types de rôles pour les utilisateurs de l'école sur Hub3E :
- Le rôle Administrateur école : il dispose de tous les droits sur les données de leur école.
- Le rôle Recruteur-Placeur : il dispose d'un accès aux données de l'école à l'exception de la partie destinée à l'administration technique de l'école.
Onglet « Utilisateur école »
Cet onglet est composé de la liste des utilisateurs d'Hub3E pour votre école.
Il est possible d'afficher les détails d'un utilisateur en cliquant sur le bouton Détail.
Trois boutons feront leur apparition :
- Supprimer qui permet de supprimer le compte.
- Enregistrer les modifications qui permet de sauvegarder les changements.
- Générer un token d'API qui permet de créer un jeton d'authentification à durée de vie illimitée pour interfacer l'API Hub3E avec des développements personnalisés ou d'autres logiciels. Vous pouvez par exemple extraire en automatique les données d'Hub3E pour les traiter dans un outil de reporting externe.
Attention : toute suppression est définitive.
Le token d'API généré est valable indéfiniment et donne l'accès à toutes les données de votre école avec les droits liés à l'utilisateur école sélectionné. Il ne faut donc surtout pas le rendre public.
Ajouter un utilisateur
Pour créer un nouvel utilisateur, vous devez vous rendre sur l'interface de paramétrage de votre école (accessible en cliquant sur le bouton Votre école du menu de navigation supérieur).
Puis, il faut utiliser le bouton Ajouter un utilisateur école en utilisant le menu d'actions rapides sur la droite de l'écran.
Une modale va s'ouvrir afin de remplir toutes les informations requises.
Après avoir rempli tous les champs et cliqué sur Ajouter, un message confirmera la création de l'utilisateur.
Une fois l'utilisateur ajouté, un email contenant ses identifiants de connexion lui sera immédiatement envoyé.
Modifier un utilisateur
Pour modifier un utilisateur, il faut se rendre sur l'onglet Utilisateur école de votre école, puis cliquer sur Détail.
Les champs deviendront alors modifiables.
Pour sauvegarder les changements effectués, il suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer les modifications.
Si vous changez l'identifiant de connexion (champ Nom d'utilisateur), vous devrez transmettre ce nouvel identifiant à l'utilisateur concerné pour qu'il puisse de nouveau se connecter à son compte utilisateur.
Supprimer un utilisateur
Pour supprimer un utilisateur, il faut se rendre sur l'onglet Utilisateur école de votre école, puis cliquer sur Détail, puis cliquer sur le bouton Supprimer.
Attention : toute suppression est définitive.
Plus d'informations sur l'administration de votre école
Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :
Configuration du Profil à 360
Introduction
Cette section permet de configurer les options disponibles pour le profil à 360.
Pour plus d'information sur la ressource « Profil à 360 », vous êtes invités à consulter la section concernée : Hub3E Ecoles : Profil à 360.
Il est possible de gérer la visibilité des onglets du profil à 360 pour les candidats accédant à leur profil depuis leur compte Hub3E (la visibilité du profil à 360 au complet est laissée à la discrétion de l'école). Vous pouvez également ajouter et gérer des champs personnalisés ainsi que modifier le fond d'écran de la page du profil candidat.
Pour accéder à cet onglet, il faut cliquer sur Configuration puis sélectionner Profil 360 :
Onglet « Configuration du profil à 360 »
Modifier la visibilité des onglets du profil à 360
La visibilité des onglets du profil à 360 pour le candidat est modifiable en cliquant en activant ou désactivant la case à cocher de l'onglet.
Cliquez ensuite sur Enregistrer la configuration pour sauvegarder toutes les modifications effectuées.
Les onglets Informations générales, formations et documents sont toujours visible car ils comportent des champs obligatoires.
Gérer les champs personnalisés
Hub3E permet de gérer des champs personnalisés. Ces champs viennent s'ajouter à l'onglet Informations complémentaires du profil à 360.
Il est possible de changer l'ordre d'affichage de ces champs dans le profil à 360 en les glissant à l'aide de la souris dans l'ordre souhaité puis en cliquant sur le bouton Enregistrer les modifications en bas de la page.
Ajouter un champ personnalisé
Pour ajouter un champ personnalisé, il faut cliquer sur le bouton bleu avec le symbole plus.
La modale suivante s'ouvrira.
Des contraintes de validation peuvent s'ajouter selon le type de champ sélectionné
Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Ajouter pour créer le champ personnalisé.
Modifier un champ personnalisé
Pour modifier un champ personnalisé, il faut cliquer sur le bouton bleu crayon d'un champ.
La modale d’édition s'ouvrira.
Il n'est possible d'éditer que le nom du champ personnalisé et la visibilité de celui-ci.
Les autres informations ne sont pas éditables, car il est impossible de déterminer comment convertir les données d'un type vers un autre (par exemple : transformer un choix multiple en un texte court).
Pour changer les autres options du champ, il est donc impératif de le supprimer et d'en récréer un autre. Pour ce faire, reportez-vous à la section suivante.
Supprimer un champ personnalisé
Pour supprimer un champ personnalisé, il faut cliquer sur l’icône poubelle d'un champ personnalisé.
Attention : toute suppression est définitive.
En supprimant un champ personnalisé, vous perdrez définitivement toutes les données renseignées par les candidats dans leur profil à 360 pour le champ personnalisé.
Modifier le fond d'écran de la page du profil candidat
Pour ajouter ou changer le fond d'écran de la page de profil du candidat, il faut cliquer sur le bouton d'édition.
Vous devez ensuite ajouter une image. Vous aurez la possibilité de sélectionner une partie de l'image avant l'envoi vers Hub3E.
Vous pouvez télécharger l'image en cliquant sur l’icône de téléchargement.
Vous pouvez supprimer le fond d'écran en cliquant sur l'icône poubelle.
Plus d'informations sur l'administration de votre école
Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :
Configuration des statuts internes
Configuration des statuts internes
Introduction
Les statuts internes sont des étapes d'avancement d'une candidature liée au processus interne de recrutement-placement de chaque école. Ils sont paramétrables par centre de formation et visibles sur chacune des formations souhaitées par un candidat.
Un statut interne dispose de deux valeurs possibles :
- Coché
- Décoché
Vous pouvez créer autant de statut que nécessaire pour correspondre au processus de recrutement-placement de votre centre de formation.
Pour accéder à l'onglet de configuration des statuts internes, il faut vous rendre dans l'interface d'administration de votre école et cliquer sur Configuration puis Statuts internes :
Onglet « Configuration des statuts internes »
Gestion des statuts internes
Ajouter un statut interne
Pour ajouter un statut interne, une fois sur l'interface de paramétrage de votre école (accessible en cliquant sur le bouton Votre école du menu de navigation supérieur), il faut utiliser le bouton Ajouter un statut interne en utilisant le menu d'actions rapide sur la droite de l'écran.
Une modale va apparaître :
Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Ajouter pour créer le statut interne.
Un message de succès en haut à droite de votre écran confirmera la création de celui-ci .
Modifier la position d'un statut interne
Pour modifier le nom du statut interne, double cliquez sur le nom du statut à changer.
Pour modifier la valeur par défaut du statut interne, double cliquez sur sa valeur par défaut et sélectionnez la nouvelle valeur par défaut.
Puis cliquez hors du champ du statut interne pour sauvegarder automatiquement vos modifications.
Supprimer un statut interne
Utilisez l'icône poubelle pour supprimer un statut interne.
Attention : toute suppression est définitive. Les valeurs du statut interne seront également perdues sur chacun des profils à 360.
Plus d'informations sur l'administration de votre école
Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :
Configuration des campagnes
Introduction
Une campagne est une période définie par l'école pour gérer un cycle de recrutement-placement. C'est un élément obligatoire et déterminant pour la gestion des ressources candidats.
De nombreux écrans de la plateforme affichent des informations conditionnées par la sélection d'une campagne.
Pour obtenir cet onglet, en étant dans l'interface d'administration de votre école, il faut cliquer sur Configuration puis sélectionner Campagnes :
Onglet « Configuration des campagnes »
Définir une campagne comme campagne par défaut vous permettra de présélectionner cette campagne dans tous les sélecteurs de campagne d'Hub3E.
La date de début et la date de fin sont informatives (elles n'ont pas d'impact sur les processus d'Hub3E).
Gestion des campagnes
Ajouter une campagne
Pour créer une campagne, une fois sur l'interface de paramétrage de votre école (accessible en cliquant sur le bouton Votre école du menu de navigation supérieur), il faut utiliser le bouton Ajouter une campagne en utilisant le menu d'actions rapides sur la droite de l'écran.
La modale de création de campagnes va apparaître.
Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Créer la campagne. Un message de succès apparaîtra en haut à droite de votre écran pour confirmer sa création.
Modifier une campagne
Pour modifier une campagne, cliquez sur le bouton Détail de la campagne à modifier. Ceci vous permet d'accéder aux champs d'édition. Une fois les modifications terminées, cliquez sur Enregistrer les modifications pour sauvegarder.
Vous pouvez changer le statut de campagne par défaut à tout moment en cliquant soit sur le bouton Définir comme campagne par défaut soit Retirer le statut campagne par défaut.
Supprimer une campagne
Pour supprimer une campagne, contactez Link Part à l'adresse support@linkpart.com.
Attention : toute suppression de campagne est définitive. Elle supprimera toutes les ressources liées : les profils à 360 liés, mises en relation effectuées…
Plus d'informations sur l'administration de votre école
Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :
Mises à jour de masse
Introduction
La mise à jour de masse permet de changer automatiquement les statuts des ressources suivantes :
- Offres de missions
- Profils à 360 des candidats
Attention : ces actions sont irréversibles. Veuillez les utiliser avec prudence et que si vous savez ce que vous faites.
Pour obtenir cet onglet, en étant dans l'interface d'administration de votre école, il faut cliquer sur Configuration puis sélectionner Mise à jour de masse :
Onglet « Mises à jour de masse »
Mise à jour de masse des missions
Cette section permet de rendre active ou inactive les missions de votre école.
Changer le statut pour toutes les missions sans exception
Cette mise à jour de masse passe toutes les offres à Active ou Inactive selon l'action sélectionnée.
Pour ce faire, sélectionnez le statut à appliquer et cliquez sur Appliquer l'action.
Exemple de cas d'utilisation : En fin de campagne, un centre de formation souhaite rendre inactives toutes ses missions afin de requalifier par la suite lesquelles sont encore à pourvoir pour la campagne à venir.
Rappel : cette action est irréversible.
Changer le statut pour toutes les missions dont la date de fin est passée
Cette mise à jour de masse passe toutes les offres dont la date de fin est inférieure à celle du jour à Active ou Inactive selon l'action sélectionnée.
Pour ce faire, sélectionnez le statut à appliquer et cliquez sur Appliquer l'action.
Exemple de cas d'utilisation : En fin de campagne, un centre de formation souhaite rendre inactives toutes les missions dont la date de fin est dépassée pour ne garder que les missions qui peuvent encore accueillir des candidats sur la campagne à venir.
Rappel : cette action est irréversible.
Changer le statut pour toutes les missions créées sur une période définie
Cette mise à jour de masse passe toutes les offres dont la date de création est comprise entre la plage renseignée, à Active ou Inactive selon l'action sélectionnée.
Pour ce faire, sélectionnez le statut à appliquer, une plage de date et cliquez sur Appliquer l'action.
Exemple de cas d'utilisation : En fin de campagne, un centre de formation souhaite rendre inactives toutes les missions créées entre le 1er janvier de l'année en cours et le 30 octobre de la même année, pour que chaque nouvelle mission créées correspondent à la campagne à venir.
Rappel : cette action est irréversible.
Mise à jour de masse des profils à 360
Cette section permet de gérer la visibilité des profils d'un candidat (où un candidat associé à une campagne = un profil à 360).
Changer la visibilité (pour les candidats) de tous les profils à 360 sortis du SAS sur une campagne donnée
Le premier sélecteur permet de définir le statut (visible ou invisible) et le deuxième permet de sélectionner la campagne.
Cliquez ensuite sur Appliquer l'action pour mettre à jour les profils de la campagne sélectionnée.
Rappel : cette action est irréversible.
Changer la visibilité (pour les candidats) de tous les profils à 360 sortis du SAS sur toutes les campagnes
Pour ce faire, sélectionnez le statut à appliquer puis cliquez sur le bouton Appliquer l'action.
Rappel : cette action est irréversible.
Changer la visibilité (pour les candidats) de tous les profils à 360 à partir d'une date définie
Pour ce faire, sélectionnez l'action à appliquer, puis saisissez la date à partir de laquelle les candidats inscrits doivent être modifiés. Ensuite, cliquez sur le bouton Appliquer l'action.
Rappel : cette action est irréversible.
Plus d'informations sur l'administration de votre école
Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :
Gestion des modèles de mails
Introduction
Tous les emails de la plateforme Hub3E sont personnalisables. Pour cela, avec un compte ayant le rôle Administrateur école, utilisez le menu des ressources pour aller dans la catégorie Gestion des modèles de mails.
Vous obtiendrez alors l'interface de gestion suivante :
Le bouton Désactivé désigne le statut du template personnalisé. Pour changer le statut, cliquez sur le bouton.
- Au statut Désactivé, le template ne sera pas utilisé lors des envois d'emails.
- Au statut Activé, le template sera utilisé lors des envois d'emails.
Il est possible de gérer tous les emails d'Hub3E, la liste est la suivante (elle comprend tous les micro-services de la plateforme) :
- SAS d’admission – Candidat sorti du SAS avec mot de passe
- SAS d’admission – Candidat sorti du SAS sans mot de passe
- SAS d’admission – Candidat supprimé du SAS
- Identifiants – Renvoi des identifiants au candidat
- Identifiants – Renvoi des identifiants au contact société
- Formation – Acceptation dans une formation
- Formation – Refus dans une formation
- Dossiers incomplets – Relance des dossiers incomplets
- Gestion des événements – Convocation à un événement
- Mise en relation – Offre envoyée au candidat
- Mise en relation – Proposition d’un profil candidat à l'entreprise
- Mise en relation – L'entreprise propose un rdv au candidat
- Mise en relation – Notification à l'école lorsqu'un candidat accepte une offre
- Mise en relation – Notification à l'école lorsqu'un candidat refuse une offre
- Mise en relation – Notification à l'école lorsque l'entreprise propose un rendez-vous à un candidat
- Mise en relation – Notification à l'école lorsque l'entreprise refuse un candidat
- Mise en relation – Notification à l'école lorsque le candidat accepte le rendez-vous
- Mise en relation – Notification à l'école lorsque le candidat refus le rendez-vous
- Mise en relation – Acceptation du rdv par le candidat
- Mise en relation – Refus du rendez-vous par le candidat
- Identifiants – Nouvel utilisateur école
- CERFA - Relance de l'entreprise pour compléter le CERFA
- Mise en relation – Proposition de profils candidats à l'entreprise via push CV
- Fiche de renseignements – Notification lorsque la fiche est complétée par l'entreprise
- Fiche de renseignements – Relance de l'entreprise pour compléter une fiche de renseignements
- Hub3E Messenger – Invitation à un nouveau groupe de discussion
- Hub3E Visio - Inviter des participants
- Hub3E Visio - Modification d'une réunion par visioconférence
- Hub3E Visio - Annulation d'une réunion par visioconférence
- Hub3E Visio - Relance d'une réunion par visioconférence
Interface de gestion des modèles
Créer un email personnalisé
Pour créer un email personnalisé, sélectionnez le template de référence.
Vous aurez alors le template par défaut que vous pourrez modifier.
Par exemple :
Vous pouvez personnaliser
- le nom du template,
- l'objet de l'email,
- Et le corps de l'email à l'aide d'un éditeur de texte.
Les mots entre crochets sont appelés variables et sont utilisés par le publipostage pour automatiquement les remplacer avec les valeurs adaptées pour l'email lors de son envoi.
Pour insérer une variable, cliquez sur Publipostage puis insérer une variable. Vous obtiendrez la liste des variables utilisable pour le template.
Exemple :
Une fois la variable sélectionnée, cliquez sur Ajouter la variable à la template pour l'ajouter.
Lorsque vous avez fini d'éditer le template, cliquez sur Créer.
Important : Une fois le template personnalisé créé, vous devrez l'activer.
Modifier un template personnalisé
Pour modifier un template existant, sélectionnez dans le menu des ressources principales le template que vous voulez modifier. Vous disposez des mêmes fonctionnalités que pour la création d'un template personnalisé pour le modifier.
Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton Mettre à jour.
Supprimer un template personnalisé
Pour supprimer un template personnalisé, cliquez sur le bouton Supprimer le template
Attention : toute suppression est définitive.
Particularités de l'éditeur
Ajouter une image dans le template
Pour ajouter une image, vous devez disposer d'un lien (URL) d'accès direct et public vers votre image.
Vous pouvez par exemple utiliser un hébergeur d'image afin d'obtenir un lien d'accès direct vers l'image à utiliser : Exemple d'hébergeur d'image.
Vous pouvez aussi héberger l'image sur votre site internet (recommandé) Pour améliorer la déliverabilité, certaines messageries prennent en compte qu'un email contenant des images récupèrent celles-ci depuis le même nom de domaine que le nom de domaine expéditeur d'un email.
Une fois dans l'éditeur, cliquez sur Insérer (1) > Image (2).
Vous obtiendrez la modale suivante :
Une fois la source de l'image définie et les paramètres saisis, cliquez sur le bouton enregistrer pour ajouter votre image au template de mail. L'image apparaîtra dans le template et vous pourrez alors la déplacer et la redimensionner à votre envie.
Exemple :
Plus d'informations sur l'administration de votre école
Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :
Gestion des sites
Introduction
Un site sur Hub3E est un regroupement de formations. Il permet par exemple de spécifier un endroit physique (bâtiment, lieu…) qui propose des formations.
Créer un site
Pour créer un site, rendez-vous sur l'interface d'administration de votre école puis cliquez sur Ajouter un site.
Une modale vous demandera de saisir le nom du site à créer :
Pour enregistrer le nouveau site, cliquez sur Créer. Un message de succès apparaîtra une fois le site créé.
Onglet « Configuration des sites de l'école »
Pour gérer les sites de votre école, allez dans l'interface d'administration de votre école puis dans l'onglet Configuration, puis Sites de l'école.
Vous obtiendrez l'interface suivante :
Attention : toute suppression est définitive. Les formations liées au site supprimé perdront cette liaison.
Plus d'informations sur l'administration de votre école
Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :
Autres configurations
En tant qu'administrateur école, vous disposez d'autres fonctionnalités :
- Configuration des documents dynamiques
- Historique de votre école
- Changer la provenance d'une landing page
- Importer des ressources (candidats, entreprises, missions)
Si vous avez des questions sur l'administration d'un microservice, nous vous invitons à consulter la documentation du microservice en question.
Si vous avez d'autres questions sur l'utilisation de l'administration d'Hub3E Écoles, veuillez nous contacter à l'adresse support@linkpart.com