Hub3E Ecoles : Administrer une école

Ce chapitre contient les procédures pour prendre en main et configurer une école sur Hub3E. Ceci est destiné aux utilisateurs ayant le rôle Administrateur Ecole.

Informations de l'école

Introduction

L'école est la base de l'utilisation d'Hub3E.

Seuls les utilisateurs ayant le rôle d'Administrateur école peuvent accéder aux paramètres de leur école.

Dans l'offre standard d'Hub3E, ce paramétrage permet d'effectuer les actions suivantes :

Il est possible de paramétrer plus de fonctionnalités en fonction des micro-services dont dispose le centre de formation.

 

Présentation de l'interface d'administration d'une école

Pour accéder à l'interface, il faut cliquer sur le bouton Votre école dans le menu de navigation.

Cet écran permet d'accéder à toutes les informations et ressources de l'école. L'interface est composée de plusieurs sections :

1.

Bouton "Votre école".

2.

Informations générales.

3.

Onglets de travail.

Ici l'onglet ouvert est l'onglet Informations

4.

Boutons d'actions rapides.

Chaque action sera détaillée plus tard.

 

Informations de l'école

Cet onglet reprend les informations générales de l'école.

image-1603808703118.png

Ces informations sont séparées en deux catégories :

  1. À gauche, les éléments renseignés lors de sa création sont consultables et modifiables en cliquant sur le bouton Enregistrer les informations.
  2. À droite, on retrouve des informations sur l'école, remontées automatiquement depuis la Master Base de Données des SIRET de France. Ces informations sont uniquement consultables.

 

Plus d'informations sur l'administration de votre école


Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :

Gestion des formations

 

 

Gestion des formations

Onglet "Formations" de votre école

image-1603813861491.png

Cet onglet est composé de la liste des formations de votre école.

Il est possible d'afficher les détails d'une formation en cliquant sur le bouton Détail à droite. 

En plus de la description, trois boutons feront leur apparition:

Attention : toute suppression est définitive.

 

Créer une formation

Pour créer une formation, une fois sur l'interface de paramétrage de votre école (accessible en cliquant sur le bouton Votre école du menu de navigation supérieur), il faut utiliser le bouton Ajouter une formation en utilisant le menu d'actions rapides sur la droite de l'écran.

image-1603810945981.png

Après avoir cliqué, la modale de création de formation va apparaître.

 

1. Nom de la formation
2. Description de la formation (optionnel)
3.

Nombre de places maximum (optionnel)

Ce nombre est uniquement informatif.

4.

Documents obligatoires (optionnel)

Ils correspondent aux documents nécessaires pour être admis dans la formation. Ceci déterminera la notion de dossier complet ou non pour un profil candidat.

5. Lien vers la vidéo de présentation (optionnel)
6. Lien vers la fiche de présentation (optionnel)
7.
Code diplôme (optionnel)
8. Responsable de la formation
9.

Années de la formation

Permets de renseigner des années d'entrée si la formation se déroule sur 2 ans par exemple.

10. Domaine(s) de la formation
11. Site(s) de la formation (optionnel)

Les icônes plus permettent de rajouter un champ de saisie pour la catégorie désignée et les icônes corbeille permettent de supprimer le champ de saisie.

Note : d'autres éléments peuvent apparaître en fonction des micro-services activés pour votre école.

Une fois la formation saisie, cliquez sur Ajouter pour l'enregistrer.

 

Modifier une formation

Pour modifier une formation, il faut se rendre sur l'onglet Formations de votre école, puis cliquer sur Détail, puis cliquer sur le bouton Modifier.

Une modale d'édition s'ouvrira et contiendra les mêmes champs que la modale de création de formation.

Une fois les modifications terminées, cliquez sur Modifier pour enregistrer vos modifications.

 

Supprimer une formation

Pour modifier une formation, il faut se rendre sur l'onglet Formations de votre école, puis cliquer sur Détail, puis cliquer sur le bouton Supprimer.

Attention : toute suppression est définitive.

 

Plus d'informations sur l'administration de votre école

Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :

Gestion des utilisateurs école

 

 

 

Gestion des utilisateurs école

Introduction

Il existe deux types de rôles pour les utilisateurs de l'école sur Hub3E :

 

Onglet « Utilisateur école »

 

image-1603815923954.png

Cet onglet est composé de la liste des utilisateurs d'Hub3E pour votre école.

Il est possible d'afficher les détails d'un utilisateur en cliquant sur le bouton Détail.

Trois boutons feront leur apparition :

Attention : toute suppression est définitive.

Le token d'API généré est valable indéfiniment et donne l'accès à toutes les données de votre école avec les droits liés à l'utilisateur école sélectionné. Il ne faut donc surtout pas le rendre public.

 

Ajouter un utilisateur

Pour créer un nouvel utilisateur, vous devez vous rendre sur l'interface de paramétrage de votre école (accessible en cliquant sur le bouton Votre école du menu de navigation supérieur).

Puis, il faut utiliser le bouton Ajouter un utilisateur école en utilisant le menu d'actions rapides sur la droite de l'écran.

image-1603816866239.png

Une modale va s'ouvrir afin de remplir toutes les informations requises.

1. Civilité de l'utilisateur
2. Nom de l'utilisateur
3. Prénom de l'utilisateur
4.

Email de l'utilisateur

 

Dois être une adresse email valide

5.

Nom d'utilisateur

C'est ce champ qui détermine le nom à utiliser sur la page de connexion.

 

Dois être unique sur toute la plateforme Hub3E.

6. Téléphone
7.

Rôle de l'utilisateur

 

Deux possibilités :

  • Recruteur-Placeur
  • Administrateur école

Après avoir rempli tous les champs et cliqué sur Ajouter, un message confirmera la création de l'utilisateur.

Une fois l'utilisateur ajouté, un email contenant ses identifiants de connexion lui sera immédiatement envoyé.

 

Modifier un utilisateur

Pour modifier un utilisateur, il faut se rendre sur l'onglet Utilisateur école de votre école, puis cliquer sur Détail.

Les champs deviendront alors modifiables.

Pour sauvegarder les changements effectués, il suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer les modifications.

Si vous changez l'identifiant de connexion (champ Nom d'utilisateur), vous devrez transmettre ce nouvel identifiant à l'utilisateur concerné pour qu'il puisse de nouveau se connecter à son compte utilisateur.

 

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur, il faut se rendre sur l'onglet Utilisateur école de votre école, puis cliquer sur Détail, puis cliquer sur le bouton Supprimer.

Attention : toute suppression est définitive.

 

Plus d'informations sur l'administration de votre école

Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :

Configuration du Profil à 360

 

Configuration du Profil à 360

Introduction

Cette section permet de configurer les options disponibles pour le profil à 360.

Pour plus d'information sur la ressource « Profil à 360 », vous êtes invités à consulter la section concernée : Hub3E Ecoles : Profil à 360.

 

Il est possible de gérer la visibilité des onglets du profil à 360 pour les candidats accédant à leur profil depuis leur compte Hub3E (la visibilité du profil à 360 au complet est laissée à la discrétion de l'école). Vous pouvez également ajouter et gérer des champs personnalisés ainsi que modifier le fond d'écran de la page du profil candidat.

 

Pour accéder à cet onglet, il faut cliquer sur Configuration puis sélectionner Profil 360 :

image-1603880351528.png

 

Onglet « Configuration du profil à 360 »

image-1603880595682.png

 

 

Modifier la visibilité des onglets du profil à 360

 

La visibilité des onglets du profil à 360 pour le candidat est modifiable en cliquant en activant ou désactivant la case à cocher de l'onglet.

Cliquez ensuite sur Enregistrer la configuration pour sauvegarder toutes les modifications effectuées.

Les onglets Informations générales, formations et documents sont toujours visible car ils comportent des champs obligatoires.

 

Gérer les champs personnalisés

Hub3E permet de gérer des champs personnalisés. Ces champs viennent s'ajouter à l'onglet Informations complémentaires du profil à 360.

Il est possible de changer l'ordre d'affichage de ces champs dans le profil à 360 en les glissant à l'aide de la souris dans l'ordre souhaité puis en cliquant sur le bouton Enregistrer les modifications en bas de la page.

 

Ajouter un champ personnalisé

Pour ajouter un champ personnalisé, il faut cliquer sur le bouton bleu avec le symbole plus.

image-1603881896858.png

La modale suivante s'ouvrira.

1. Case à cocher qui détermine si le champ personnalisé est visible par le candidat ou non.
2. Label du champ
3.

Type de champ

Les valeurs possibles sont :

  • Texte court (recommandé pour la plupart des cas d'utilisation)
  • Texte long
  • Nombre
  • Choix unique
  • Choix multiple
  • Date
  • Fichier
4.

Paramètre de champ requis.

Il peut être facultatif, obligatoire, peu importe le rôle de l'utilisateur ou obligatoire uniquement pour le candidat.

Des contraintes de validation peuvent s'ajouter selon le type de champ sélectionné

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Ajouter pour créer le champ personnalisé.

 

 

Modifier un champ personnalisé

Pour modifier un champ personnalisé, il faut cliquer sur le bouton bleu crayon d'un champ.

image-1603882704683.png

La modale d’édition s'ouvrira.

image-1603882762410.png

Il n'est possible d'éditer que le nom du champ personnalisé et la visibilité de celui-ci.

Les autres informations ne sont pas éditables, car il est impossible de déterminer comment convertir les données d'un type vers un autre (par exemple : transformer un choix multiple en un texte court).

Pour changer les autres options du champ, il est donc impératif de le supprimer et d'en récréer un autre. Pour ce faire, reportez-vous à la section suivante.

 

Supprimer un champ personnalisé

Pour supprimer un champ personnalisé, il faut cliquer sur l’icône poubelle d'un champ personnalisé.

Attention : toute suppression est définitive.

En supprimant un champ personnalisé, vous perdrez définitivement toutes les données renseignées par les candidats dans leur profil à 360 pour le champ personnalisé.

 

 

Modifier le fond d'écran de la page du profil candidat

Pour ajouter ou changer le fond d'écran de la page de profil du candidat, il faut cliquer sur le bouton d'édition.

image-1603883616496.png

Vous devez ensuite ajouter une image. Vous aurez la possibilité de sélectionner une partie de l'image avant l'envoi vers Hub3E.

Vous pouvez télécharger l'image en cliquant sur l’icône de téléchargement.

Vous pouvez supprimer le fond d'écran en cliquant sur l'icône poubelle.

 

 

Plus d'informations sur l'administration de votre école

Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :

Configuration des statuts internes

 

Configuration des statuts internes

Introduction

 

Les statuts internes sont des étapes d'avancement d'une candidature liée au processus interne de recrutement-placement de chaque école. Ils sont paramétrables par centre de formation et visibles sur chacune des formations souhaitées par un candidat.

Un statut interne dispose de deux valeurs possibles :

Vous pouvez créer autant de statut que nécessaire pour correspondre au processus de recrutement-placement de votre centre de formation.

Pour accéder à l'onglet de configuration des statuts internes, il faut vous rendre dans l'interface d'administration de votre école et cliquer sur Configuration puis Statuts internes :

image-1603979291656.png

 

Onglet « Configuration des statuts internes »

 

1. Bouton permettant de changer la position d'un statut interne
2. Nom du statut interne
3. Valeur par défaut du statut interne
4. Bouton de suppression du statut interne

 

Gestion des statuts internes

 

Ajouter un statut interne

 

Pour ajouter un statut interne, une fois sur l'interface de paramétrage de votre école (accessible en cliquant sur le bouton Votre école du menu de navigation supérieur), il faut utiliser le bouton Ajouter un statut interne en utilisant le menu d'actions rapide sur la droite de l'écran.

image-1603979670936.png

Une modale va apparaître :

1. Nom du statut interne
2.

Valeur par défaut du statut interne

Choix entre :

  • Cochée
  • Non cochée
3. Bouton de validation

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Ajouter pour créer le statut interne.

Un message de succès en haut à droite de votre écran confirmera la création de celui-ci .

 

Modifier la position d'un statut interne

 

Pour modifier le nom du statut interne, double cliquez sur le nom du statut à changer.

Pour modifier la valeur par défaut du statut interne, double cliquez sur sa valeur par défaut et sélectionnez la nouvelle valeur par défaut.

Puis cliquez hors du champ du statut interne pour sauvegarder automatiquement vos modifications.

 

Supprimer un statut interne

 

Utilisez l'icône poubelle pour supprimer un statut interne.

Attention : toute suppression est définitive. Les valeurs du statut interne seront également perdues sur chacun des profils à 360.

 

Plus d'informations sur l'administration de votre école

Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :

Configuration des campagnes

 

Configuration des campagnes

Introduction

 

Une campagne est une période définie par l'école pour gérer un cycle de recrutement-placement. C'est un élément obligatoire et déterminant pour la gestion des ressources candidats.

De nombreux écrans de la plateforme affichent des informations conditionnées par la sélection d'une campagne.

 

Pour obtenir cet onglet, en étant dans l'interface d'administration de votre école, il faut cliquer sur Configuration puis sélectionner Campagnes :

image-1603981263068.png

 

Onglet « Configuration des campagnes »

 

 

1. Nom de la campagne
2. Date de début de la campagne
3.

Date de fin de la campagne

4.

Bouton permettant d'afficher ou de masquer les détails d'une campagne

5.

Bouton de sauvegarde des modifications

6.

Bouton permettant de définir la campagne comme campagne par défaut ou d'enlever ce statut.

Définir une campagne comme campagne par défaut vous permettra de présélectionner cette campagne dans tous les sélecteurs de campagne d'Hub3E.

La date de début et la date de fin sont informatives (elles n'ont pas d'impact sur les processus d'Hub3E).

 

 

Gestion des campagnes

 

Ajouter une campagne

Pour créer une campagne, une fois sur l'interface de paramétrage de votre école (accessible en cliquant sur le bouton Votre école du menu de navigation supérieur), il faut utiliser le bouton Ajouter une campagne en utilisant le menu d'actions rapides sur la droite de l'écran.

image-1603981890610.png

La modale de création de campagnes va apparaître.

1. Nom de la campagne
2. Date de début de la campagne
3.

Date de fin de la campagne

4.

Bouton de validation de la création de la campagne

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Créer la campagne. Un message de succès apparaîtra en haut à droite de votre écran pour confirmer sa création.

 

Modifier une campagne

 

Pour modifier une campagne, cliquez sur le bouton Détail de la campagne à modifier. Ceci vous permet d'accéder aux champs d'édition. Une fois les modifications terminées, cliquez sur Enregistrer les modifications pour sauvegarder.

Vous pouvez changer le statut de campagne par défaut à tout moment en cliquant soit sur le bouton Définir comme campagne par défaut soit Retirer le statut campagne par défaut.

 

Supprimer une campagne

 

Pour supprimer une campagne, contactez Link Part à l'adresse support@linkpart.com.

Attention : toute suppression de campagne est définitive. Elle supprimera toutes les ressources liées : les profils à 360 liés, mises en relation effectuées…

 

Plus d'informations sur l'administration de votre école

Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :

Mises à jour de masse

 

Mises à jour de masse

Introduction

La mise à jour de masse permet de changer automatiquement les statuts des ressources suivantes :

Attention : ces actions sont irréversibles. Veuillez les utiliser avec prudence et que si vous savez ce que vous faites.

 

Pour obtenir cet onglet, en étant dans l'interface d'administration de votre école, il faut cliquer sur Configuration puis sélectionner Mise à jour de masse :

image-1603984263236.png

 

Onglet « Mises à jour de masse »

image-1661264898711.png

1.

Mise à jour de masse des missions. Vous pouvez rendre actives ou inactives :

  • toutes les missions sans exception
  • toutes les missions dont la date de fin est passée
  • toutes les missions créées sur une période (date de création mission)
2.

Mise à jour de masse des profils à 360. Vous pouvez changer la visibilité de tous les profils à 360 sortis du SAS :

  • d'une campagne définie
  • pour toutes les campagnes
  • à partir d'une date définie (date création profil 360)

 

Mise à jour de masse des missions

Cette section permet de rendre active ou inactive les missions de votre école.

Changer le statut pour toutes les missions sans exception

Cette mise à jour de masse passe toutes les offres à Active ou Inactive selon l'action sélectionnée.

image-1661265726097.png

Pour ce faire, sélectionnez le statut à appliquer et cliquez sur Appliquer l'action.

Exemple de cas d'utilisation : En fin de campagne, un centre de formation souhaite rendre inactives toutes ses missions afin de requalifier par la suite lesquelles sont encore à pourvoir pour la campagne à venir.

Rappel : cette action est irréversible.

 

Changer le statut pour toutes les missions dont la date de fin est passée

Cette mise à jour de masse passe toutes les offres dont la date de fin est inférieure à celle du jour à Active ou Inactive selon l'action sélectionnée.

image-1603986763111.png

Pour ce faire, sélectionnez le statut à appliquer et cliquez sur Appliquer l'action.

Exemple de cas d'utilisation : En fin de campagne, un centre de formation souhaite rendre inactives toutes les missions dont la date de fin est dépassée pour ne garder que les missions qui peuvent encore accueillir des candidats sur la campagne à venir.

Rappel : cette action est irréversible.

 

Changer le statut pour toutes les missions créées sur une période définie

Cette mise à jour de masse passe toutes les offres dont la date de création est comprise entre la plage renseignée, à Active ou Inactive selon l'action sélectionnée.

image-1661266004502.png

Pour ce faire, sélectionnez le statut à appliquer, une plage de date et cliquez sur Appliquer l'action.

Exemple de cas d'utilisation : En fin de campagne, un centre de formation souhaite rendre inactives toutes les missions créées entre le 1er janvier de l'année en cours et le 30 octobre de la même année, pour que chaque nouvelle mission créées correspondent à la campagne à venir.

Rappel : cette action est irréversible.

 

Mise à jour de masse des profils à 360

Cette section permet de gérer la visibilité des profils d'un candidat (où un candidat associé à une campagne = un profil à 360).

Changer la visibilité (pour les candidats) de tous les profils à 360 sortis du SAS sur une campagne donnée

 

image-1603986807002.png

Le premier sélecteur permet de définir le statut (visible ou invisible) et le deuxième permet de sélectionner la campagne.

Cliquez ensuite sur Appliquer l'action pour mettre à jour les profils de la campagne sélectionnée.

Rappel : cette action est irréversible.

 

Changer la visibilité (pour les candidats) de tous les profils à 360 sortis du SAS sur toutes les campagnes

 

image-1603986833279.png

Pour ce faire, sélectionnez le statut à appliquer puis cliquez sur le bouton Appliquer l'action.

Rappel : cette action est irréversible.

 

Changer la visibilité (pour les candidats) de tous les profils à 360 à partir d'une date définie

 

image-1603986853792.png

Pour ce faire, sélectionnez l'action à appliquer, puis saisissez la date à partir de laquelle les candidats inscrits doivent être modifiés. Ensuite, cliquez sur le bouton Appliquer l'action.

Rappel : cette action est irréversible.

 

Plus d'informations sur l'administration de votre école

Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :

Gestion des modèles de mails

Gestion des modèles de mails

Introduction

Tous les emails de la plateforme Hub3E sont personnalisables. Pour cela, avec un compte ayant le rôle Administrateur école, utilisez le menu des ressources pour aller dans la catégorie Gestion des modèles de mails.

Vous obtiendrez alors l'interface de gestion suivante :

image-1604416404926.png

Le bouton Désactivé désigne le statut du template personnalisé. Pour changer le statut, cliquez sur le bouton.

Il est possible de gérer tous les emails d'Hub3E, la liste est la suivante (elle comprend tous les micro-services de la plateforme) :

Interface de gestion des modèles

Créer un email personnalisé

Pour créer un email personnalisé, sélectionnez le template de référence.

Vous aurez alors le template par défaut que vous pourrez modifier.

Par exemple :

image-1604416607598.png

Vous pouvez personnaliser

Les mots entre crochets sont appelés variables et sont utilisés par le publipostage pour automatiquement les remplacer avec les valeurs adaptées pour l'email lors de son envoi.

Pour insérer une variable, cliquez sur Publipostage puis insérer une variable. Vous obtiendrez la liste des variables utilisable pour le template.

Exemple :

Une fois la variable sélectionnée, cliquez sur Ajouter la variable à la template pour l'ajouter.

Lorsque vous avez fini d'éditer le template, cliquez sur Créer.

Important : Une fois le template personnalisé créé, vous devrez l'activer.

Modifier un template personnalisé

Pour modifier un template existant, sélectionnez dans le menu des ressources principales le template que vous voulez modifier. Vous disposez des mêmes fonctionnalités que pour la création d'un template personnalisé pour le modifier.

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton Mettre à jour.

Supprimer un template personnalisé

Pour supprimer un template personnalisé, cliquez sur le bouton Supprimer le template

image-1604418525931.png

Attention : toute suppression est définitive.

Particularités de l'éditeur

Ajouter une image dans le template

Pour ajouter une image, vous devez disposer d'un lien (URL) d'accès direct et public vers votre image.

Vous pouvez par exemple utiliser un hébergeur d'image afin d'obtenir un lien d'accès direct vers l'image à utiliser : Exemple d'hébergeur d'image.

Vous pouvez aussi héberger l'image sur votre site internet (recommandé) Pour améliorer la déliverabilité, certaines messageries prennent en compte qu'un email contenant des images récupèrent celles-ci depuis le même nom de domaine que le nom de domaine expéditeur d'un email.

Une fois dans l'éditeur, cliquez sur Insérer (1) > Image (2).

Vous obtiendrez la modale suivante :

1. Source de l'image (lien vers l'image)
2. Description facultative utilisée lorsque l'image est introuvable (à ne pas confondre avec la messagerie qui peut bloquer son affichage)
3. Largeur de l'image en pixel (déterminée automatiquement lorsque l'image est insérée dans la source).
4

Longueur de l'image en pixel (déterminée automatiquement lorsque l'image est insérée dans la source).

5. Bouton d'ajout de l'image

Une fois la source de l'image définie et les paramètres saisis, cliquez sur le bouton enregistrer pour ajouter votre image au template de mail. L'image apparaîtra dans le template et vous pourrez alors la déplacer et la redimensionner à votre envie.

Exemple :

image-1611151199760.png

Plus d'informations sur l'administration de votre école

Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :

Gestion des sites

Gestion des sites

Introduction

Un site sur Hub3E est un regroupement de formations. Il permet par exemple de spécifier un endroit physique (bâtiment, lieu…) qui propose des formations.

 

Créer un site

Pour créer un site, rendez-vous sur l'interface d'administration de votre école puis cliquez sur Ajouter un site.

image-1604670581569.png

Une modale vous demandera de saisir le nom du site à créer :

image-1604670642043.png

Pour enregistrer le nouveau site, cliquez sur Créer. Un message de succès apparaîtra une fois le site créé.

 

Onglet « Configuration des sites de l'école »

Pour gérer les sites de votre école, allez dans l'interface d'administration de votre école puis dans l'onglet Configuration, puis Sites de l'école.

image-1604670757941.png

Vous obtiendrez l'interface suivante :

1. Nom du site
2. Bouton d'édition du site
3. Bouton de suppression du site

 

Attention : toute suppression est définitive. Les formations liées au site supprimé perdront cette liaison.

 

Plus d'informations sur l'administration de votre école

Pour plus d'informations sur l'administration de votre école, consultez la section suivante de l'e-learning :

Autres configurations

Autres configurations

En tant qu'administrateur école, vous disposez d'autres fonctionnalités :

Si vous avez des questions sur l'administration d'un microservice, nous vous invitons à consulter la documentation du microservice en question.

Si vous avez d'autres questions sur l'utilisation de l'administration d'Hub3E Écoles, veuillez nous contacter à l'adresse support@linkpart.com